グループウェアとは？機能や比較のポイント、導入のメリットを解説

リモートワークや働き方の多様化により、従来の対面でのコミュニケーションや情報共有の方法を見直す動きが広がっています。
そこで、グループウェアが注目を集め、すでに導入している企業も増えてきています。
しかし、
「グループウェアって結局のところどんなツールなの？」
「グループウェアのメリットは？」
といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、グループウェアとはどんなツールなのか、導入のメリットや、比較検討する際のポイントまで分かりやすく解説いたします。グループウェアを導入したい、業務効率化を進めたい、という方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

グループウェアとは？

グループウェアとは、企業内でのコミュニケーションを円滑にするために用いるツールのことです。マニュアルなどの文書の共有や、メッセージ機能で連絡が取り合えるようになるなどの機能が搭載されていることが多いです。
代表的なものに「GoogleWorkspace」や「Microsoft 365」などがグループウェアとして挙げられます。そのほかにも、業界に特化したグループウェアがあり、製品によって得意な領域が異なります。そのため、企業は自社に合ったグループウェアを選定する必要があります。

グループウェアが必要な背景

では、なぜ現在グループウェアが注目されているのでしょうか。グループウェアが必要な背景としては、以下が挙げられます。

• 働き方改革による働き方の多様化
• 人手不足による個人の負担が増えている

現在では、新型ウイルスによってリモートワークが増えたことや、働き方改革によって働き方が多様化したことで、従来通りの「会社で顔をあわせてコミュニケーションを取る」ということが難しくなっています。そのため、グループウェアを活用して社内の文書を管理し、情報共有やコミュニケーションをスムーズに行うことが重要になってきています。

また、少子高齢化によって人手不足が慢性化している今日において、個人の負担を減らし生産性を向上させることは、企業が競争力を維持するために必須となっています。
グループウェアを活用することによって、タスクの進捗状況をリアルタイムで共有したり、全体のスケジュール管理を一元管理することが可能になり、無駄なミーティングや情報の検索にかかる時間を大幅に削減することができるのです。

グループウェアの主な機能一覧

グループウェアの主な機能は以下の通りです。

• スケジュール管理
• タスク管理機能
• ファイル共有
• ワークフロー機能
• チャット機能
• 設備予約

グループウェアのこれらの機能は、企業の情報共有とコミュニケーションを効率化します。スケジュール管理とタスク管理は、社員同士の予定共有やプロジェクト管理を円滑にし、ファイル共有は文書やデータを迅速かつ安全に共有します。ワークフロー機能は、社内の申請や承認を自動化して手間を省き、チャット機能はリアルタイムでの情報交換を可能にします。設備予約機能は会議室や備品の利用状況を管理し、リソースの最適化を促進します。

これらの機能を統合的に活用することで、社内の情報流通が円滑になり、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。グループウェアは、現代の企業にとって不可欠なツールであり、組織全体の連携を強化し、迅速な意思決定を支援する役割を果たします。

グループウェアを比較・選定するポイント

先述しましたが、グループウェアは製品によって特徴や機能がさまざまですので、自社に合ったものを選定する必要があります。
ここでは、グループウェアを比較・選定するポイントを紹介いたします。

自社に合った機能があるか

まず最初に見ておきたいポイントは、自社に合った機能が搭載されているかです。企業によって求められる機能や優先度は異なるため、まずは自社の業務内容や導入の目的と照らし合わせ、必要な機能をリストアップするのが良いでしょう。
それをもとに、搭載されている機能がどこまでカスタマイズできるのかも考慮します。例えば、ファイル共有機能であればアクセス権限を細かく設定できるなど、実際の業務フローに適した機能が備わっていることが重要です。また、不要な機能が多すぎないこともポイントになるでしょう。

こうした各機能が自社のニーズに合致しているかを確認し、必要な機能が網羅されているグループウェアを選定すると良いでしょう。

コストは適切か

グループウェアの導入を検討する際には、コストが適切かどうかを評価することも重要です。
導入費用には、初期導入コスト、ライセンス費用、月額料金、メンテナンス費用などが含まれますが、これらが自社の予算に見合っているかを慎重に検討しましょう。
また、費用対効果も考慮する必要があります。例えば、導入によって得られる業務効率の向上や生産性の改善が、コストを上回る効果をもたらすかどうかを分析することが大切です。長期的な契約や追加機能の料金設定にも注意し、総コストを見積もったうえで判断するのが理想です。

サポートが充実しているか

グループウェアの選定時には、サポートが充実しているかも重要なポイントです。導入後に起こり得るトラブルや疑問点に対して、迅速かつ適切なサポートを受けられることは、スムーズな運用に欠かせません。サポートの体制には、ヘルプデスクやチャットサポート、トレーニングセッションや導入支援サービスなどが含まれます。
特に、初めてグループウェアを導入する場合には、サポート体制がしっかり整っているベンダーを選ぶことがリスク回避の面でも有利です。選定の際には、提供されているサポート内容を事前に確認しておきましょう。

企業規模に合っているか

企業規模に合っているかもグループウェア選定の重要な基準です。中・小規模企業と大規模企業では、必要とされる機能やサポート体制が異なります。
小規模企業の場合、シンプルで使いやすい基本機能が揃ったものが適していますが、大規模企業では、多様な部署間の情報共有やプロジェクト管理ができる高度な機能が求められることが多いです。また、ユーザー数の制限や追加ユーザーの費用についても注意が必要です。導入予定のグループウェアが、現在の企業規模や将来的な成長にも対応できる柔軟性を持っているかを確認し、適切な製品を選ぶと良いでしょう。

グループウェアを活用するメリット

グループウェアの導入には、業務の効率化やコミュニケーションの向上など、多くのメリットがあります。以下では、グループウェアを活用することで得られる具体的な利点について説明します。

情報共有が効率化できる

グループウェアの最大のメリットの一つは、情報共有が効率化できることです。

各部署やチームが必要な情報をリアルタイムで共有できるため、情報の伝達スピードが格段に向上します。例えば、プロジェクトの進捗状況や会議の議事録、各種資料などを一元管理することで、関係者全員がいつでも最新の情報にアクセス可能となります。
これにより、情報の重複や伝達ミスを防ぎ、業務の迅速な対応が可能になります。また、クラウドベースのグループウェアを利用することで、外出先やリモートワーク中でも必要な情報に簡単にアクセスできるため、働き方の多様化にも対応できます。

社内コミュニケーションを強化できる

グループウェアを導入することで、社内コミュニケーションを強化できるのも大きなメリットです。チャット機能やオンライン会議機能、掲示板機能などを活用することで、社員同士のコミュニケーションが活発になります。これにより、業務に関する情報交換がスムーズに行われ、意思決定のスピードが上がります。また、部門やチームを超えた横断的な情報共有や意見交換が促進され、組織全体の一体感が高まります。特にリモートワークが増加する中で、顔を合わせてのコミュニケーションが難しい状況でも、グループウェアを活用することで円滑なコミュニケーションが実現します。

ペーパーレス化を推進できる

グループウェアを導入することで、ペーパーレス化を推進できるというメリットもあります。従来の紙ベースの資料や文書をデジタル化してグループウェア上で管理することで、紙の使用量を大幅に削減できます。これにより、印刷やコピーにかかるコストや時間を節約できるだけでなく、環境負荷の軽減にもつながります。さらに、文書の検索や共有が簡単になり、必要な情報に迅速にアクセスできるため、業務スピードと効率も向上します。デジタル化された文書は、セキュリティ機能によってしっかりと保護されるため、情報漏洩リスクの低減にもつながるでしょう。

グループウェアのデメリット

グループウェアは多くのメリットを提供する一方で、導入や運用にあたっていくつかのデメリットもあります。これらのデメリットを理解し、導入前に適切な準備を行うことが重要です。

導入費用がかかる

導入費用がかかることは、グループウェア導入のデメリットの一つです。グループウェアの導入には、初期費用やライセンス料、月額利用料などが必要で、特に中小企業にとっては大きな負担になることがあります。さらに、導入に際しては、システムのカスタマイズや設定、従業員向けのトレーニング費用なども発生します。加えて、導入後の保守管理費用やアップデートに伴う追加費用も考慮しなければなりません。これらの費用が企業の予算を圧迫する可能性があるため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。

なるべくコストをおさえてグループウェア導入を進めたい場合には、自社に必要な機能が搭載されているかや、トライアル期間があるかどうか、料金形態を重視して選定をしていきましょう。

自社に合う製品を選びにくい

自社に合う製品を選びにくいという点も、グループウェア導入の難しさの一つです。グループウェアには多種多様な製品があり、それぞれの特徴や機能が異なるため、自社の業務ニーズに最も適したものを選ぶのは容易ではありません。例えば、特定の機能が優れている製品であっても、他の必要な機能が不足している場合があります。
また、操作性やカスタマイズ性、他のシステムとの連携性なども重要な選定基準ですが、全てを満たす製品を見つけるのは難しいことがあります。そのため、比較検討に時間がかかり、導入決定が遅れることも少なくありません。

自社に合う製品を選ぶには、まずは導入の目的を明確にしましょう。どんな問題を解決したいのか、どんな機能があれば業務効率化ができそうかを洗い出してから、製品選定を行っていくとスムーズです。

導入後の浸透が難しい

導入後の浸透が難しいことも、グループウェア導入の際の課題です。新しいシステムの導入には、社員全員がその使い方に慣れるまでに時間がかかる場合が多く、特にITに不慣れな社員が多い場合は、その習熟度にばらつきが生じることがあります。
これにより、グループウェアが十分に活用されず、導入した目的を達成できないリスクが生まれます。また、従業員の抵抗感や既存の業務フローとのミスマッチが起こることもあり、社内全体での浸透が難しくなることがあります。浸透を促進するためには、定期的な研修やサポート、管理者によるフォローアップが欠かせません。

導入後の浸透が心配な場合は、ベンダーのフォローやサポートが充実しているかどうか、使う画面の使いやすさはどうかなどを選定時に確認しておきましょう。使いやすさは、トライアルを実施しているグループウェアなら確認しやすいはずです。

グループウェアに関するよくある質問

ここでは、グループウェアに関するよくある質問について回答します。

無料のグループウェアはある？​​​​​​​

無料のグループウェアも存在します。ただし、オンプレミス型でサーバーの構築が必要なものや、デバイスが限られており、スマホでのアクセスは追加料金がかかるなど、機能に制限があるものがほとんどです。
そのため、大規模な組織や多店舗展開をしている場合などは、有料のグループウェアを検討した方が良いでしょう。

ワークフローとの違いは？

ワークフローとは、業務プロセスを自動化し、承認フローを効率化させるためのシステムです。例えば、申請書を探す・決済や許可を貰うために申請書を書くなど、従来は紙やExcelなどで行っていた業務を、ワークフローシステムを導入することで、申請書がテンプレで探しやすく、ミスがあればそのまま自動差し戻しや振り分けを行ってくれて、スマホなどから申請・承認ができるようになります。
グループウェアはワークフローの機能も搭載されているものが多く、ワークフローシステム+コミュニケーションツールとしても活用できるため、グループウェアはワークフローシステムを包括しているプラットフォームと言って良いでしょう。

社内SNSとの違いは？

社内SNSとグループウェアは、いずれも社内のコミュニケーションを促進するツールですが、その目的と機能に違いがあります。社内SNSは、社員間のつながりを深め、情報共有や意見交換を活性化するためのプラットフォームであり、一般的に「いいね」やコメント機能、タイムライン形式の投稿が特徴です。
一方、グループウェアは、業務の効率化を目的にスケジュール管理やファイル共有、プロジェクト管理などの多機能を統合したシステムです。社内SNSが主にコミュニケーションを促進するためのツールであるのに対し、グループウェアは日々の業務全体をサポートする包括的なプラットフォームのような立ち位置です。

クラウド型とオンプレミス型どっちがいい？

グループウェアの導入において、「クラウド型」と「オンプレミス型」のどちらが良いかは、企業のニーズやリソースによって異なります。
クラウド型は、インターネット経由で利用でき、初期費用が低く、運用や保守の手間が少ないため、特に中小企業やリモートワークを導入している企業に適しています。常に最新の機能を利用できる点や、外部アクセスがしやすい点もメリットです。

一方、オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置し、グループウェアを導入する形式です。データを社内で完全に管理できるため、セキュリティ面での安心感があります。大規模な企業や厳格なセキュリティ要件がある企業に適しており、カスタマイズ性が高く、独自のニーズに合わせたシステムを構築できるのが特徴です。どちらを選ぶかは、企業の規模、予算、セキュリティ要件、業務プロセスの複雑さなどを総合的に考慮して決定することが重要です。

しかし、現在では、保守管理のしやすさや価格の安さから、クラウド型を選ぶ企業が増えています。

社内グループウェア「店舗matic」のご紹介

弊社ネクスウェイが提供している、チェーンストア展開をしている企業向けグループウェア「店舗matic」は、「店舗側が使いやすい」「多数への情報伝達をスムーズにできる」に特化しています。
ここでは、「店舗matic」の機能や、選ばれる理由について紹介いたします。

今日やるべき作業が一目でわかる​​​​​​​

店舗運営を行っている場合、起こりがちなのが、「本部からの情報を見逃してしまう」「どの作業を優先すべきか分かりづらい」といった問題です。
これを解決するため、「店舗matic」ではトップ画面を見るだけで、今日読むべき連絡や作業が全て一目で把握できるようになっています。
自動で情報の分類や整理がされるようになっているので、対応済みかどうかや対象店舗であるかどうかなどを振り分ける手間や、連絡を読み解く読解力も必要なくなります。

店舗の状況を素早く確認できる

本部側は、「共有した情報を実施できているか確認が取れない」「確認に時間がかかる」などの問題が起こりがちです。
「店舗matic」では、お知らせの閲覧や作業実施、アンケート結果などを一目で確認できるようになっています。
未実施・未回答の店舗に対しての連絡も簡単なので、指示が送りっぱなしになってしまうことを防げます。

店舗タスク管理アプリのシェアNo.1

「店舗matic」は、導入実績が6万店舗を突破し、マーケット調査会社の株式会社富士キメラ総研が発表した「業種別IT投資／デジタルソリューション市場 2024年版」において、本部・店舗間コミュニケーションツール市場においてシェアNo.1を獲得しています。
また、これからもシェアNo.1の導入実績を強みとして、店舗運営に便利な機能や使いやすさの改善に日々取り組んでいます。

手厚いサポートで導入後も安心

グループウェアは、導入して終わりではなく、導入後の浸透・定着と継続的な活用が大切です。
弊社ネクスウェイでは、導入までの課題の整理から、運用の定着、振り返りまで、しっかりサポートいたします。
導入後の運用ルールの取り決めや操作レクチャーはもちろん、半年後の振り返りや運用の相談も一貫して実施。困ったことがあれば電話対応やチャットbotもありますので、気軽に質問できる環境が揃っています。
ご利用企業様だけに参加していただいているユーザー会では、「店舗matic」の有効な活用方法や、改善事例などを持ち帰って実践していただける有益な場となっています。

使いやすいグループウェアなら「店舗matic」！

弊社が提供している「店舗matic」は、チェーンストア展開を行っている企業様に向けたグループウェアです。店舗間のコミュニケーションや情報共有に特化しているため、本部対店舗の情報共有を格段に効率化させることができるでしょう。
機能の詳細や導入事例、業界ごとの活用方法については、以下のページでダウンロードして頂けます。
ぜひこの機会に、「店舗matic」をご検討ください。