小売業界向けのおすすめグループウェアを紹介。選び方や導入のメリット

小売業の店舗運営において、情報の共有や業務の効率化を図るために「グループウェア」の活用が注目されています。

しかし、数多くあるグループウェアの中から、どのようなツールを選べばよいのか悩む方も多いのではないでしょうか？

この記事では、小売業の店舗運営でのよくある悩みや、グループウェア活用の課題、「店舗matic」が他のグループウェアとどう異なるのかをご紹介します。

小売業の店舗運営に役立つグループウェアとは

グループウェアとは、企業内でのコミュニケーションを円滑にするために用いるツールのことです。

特に、小売業の店舗運営に特化したグループウェアでは、以下のような機能が搭載されています。

このように、店舗運営に役立つグループウェアを導入することで、本部と店舗間のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化・生産性の向上が期待できます。
 
グループウェアについて詳しくは、以下の記事をご確認ください。
>>グループウェアとは？機能や比較のポイント、導入のメリットを解説

小売業向けのグループウェアなら店舗matic！

多店舗展開を行う小売企業では、「本部の意図が店舗に正しく伝わらない」「やるべき作業がスタッフごとにばらつく」「情報が届いても整理しきれない」といった課題が生まれやすい傾向があります。これらの問題は、一般的なグループウェアでは十分に解消しにくく、小売業特有の業務フローに合わせた仕組みが必要です。

その点、「店舗matic」は小売業の現場に特化して開発されたグループウェアとして、本部と店舗のコミュニケーション課題を根本から改善します。日々発生するタスクの整理、売り場写真の共有、数値収集、店長・スタッフの役割ごとの権限設定など、小売運営に欠かせない機能を標準搭載しています。

店舗スタッフは、必要な情報を直感的に把握でき、本部は各店舗の状況をリアルタイムで確認できるため、指示漏れや作業遅延を大幅に減らすことが可能です。結果として、現場の負担を減らしながら、全体の業務品質向上につながります。

小売業ならではの細かな悩みに応えられるのは、チェーンストアのコミュニケーション改善を長年支援してきたネクスウェイが提供する「店舗matic」だからこそ。多店舗運営における情報共有を見直すうえで、最適な選択肢のひとつと言えるサービスです。

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>>店舗maticの導入事例

小売業でグループウェアを活用するメリット

小売業の店舗運営では、スタッフ同士の情報連携や本部からの指示伝達など、日々のコミュニケーションが欠かせません。店頭の忙しさに左右されやすい業務環境だからこそ、グループウェアを導入することで、情報の行き違いや作業漏れを防ぎ、店舗全体の生産性を高められます。ここでは、小売業界におけるグループウェア活用の具体的なメリットをご紹介します。

店舗間の情報共有を効率化できる

複数の店舗を展開している企業では、売り場づくりやキャンペーン情報などを全店舗へ均一に伝えることが重要です。グループウェアを活用すれば、必要な資料やマニュアルを一括で配信でき、情報の更新や差し替えもスムーズに行えます。これにより、店舗ごとの情報格差が生まれにくくなり、本部の意図を正確に反映した運営が可能になります。

社内コミュニケーションを活性化できる

小売業はシフト制で働くスタッフが多く、同じ時間帯に全員が揃うとは限りません。そのため、口頭だけの情報共有では伝達漏れが起きやすい傾向にあります。グループウェアを導入することで、時間帯の異なるスタッフ同士でも必要な連絡を共有しやすくなり、店舗内のコミュニケーションがスムーズになります。業務連絡や朝礼内容の共有も簡単になり、チーム全体で同じ方向を向いて働きやすくなります。

事務作業を少なくできる

店舗スタッフは接客や売り場づくりに多くの時間を割く必要がありますが、報告書作成や申請業務などの事務作業も避けられません。グループウェアには、テンプレート化されたワークフローや自動集計機能を備えたものも多く、面倒な書類作成を大幅に削減できます。事務作業に追われる時間が減り、本来注力すべき業務に集中しやすくなる点は大きなメリットです。

ディスプレイなどを素早く共有できる

売り場の陳列やPOPの設置といった視覚的な業務は、写真や動画で共有するほうが的確です。グループウェアでは、売り場の写真を撮影してすぐにアップロードしたり、他店舗の成功事例を確認したりできるため、指示内容をより早く理解できます。特に季節イベントやキャンペーン時は売り場変更の頻度が高くなるため、こうしたビジュアル共有が迅速にできる環境は店舗運営に大きく貢献します。

小売業界（店舗）におけるグループウェアの選び方

小売業界の店舗運営において、グループウェアの選定は非常に重要です。店舗スタッフが日々の業務を効率的に進めるためには、適切なツールを導入することが必要不可欠です。

しかし、どのようなポイントに注目して選べば良いのでしょうか？
 
ここでは、小売業界に特化したグループウェアを選ぶ際のポイントを詳しく解説し、店舗運営に最適なツールを見つけるためのグループウェアの選び方をご紹介します。

おすすめのグループウェアの選び方については、以下の記事でも詳しく解説しています。
>>店舗運営におすすめのグループウェア｜選び方やメリットを解説

店舗スタッフに負担にならない使いやすいものを選ぶ

小売店舗で働くスタッフは、接客や商品管理など多岐にわたる業務を効率的にこなす必要があります。そのためには、使いやすいグループウェアを選ぶことが重要です。

操作がシンプルで直感的なものは、ITに不慣れなスタッフでも使いやすく、必要な機能に素早くアクセスできるでしょう。

また、店舗スタッフは店内を頻繁に移動するため、スマートフォンやタブレットでも利用できるモバイル対応ができるとなお良いです。
 
このように、店舗スタッフの立場に立って使いやすさを追求したグループウェアを導入することで、業務効率の向上とスタッフの負担軽減を図ることができるでしょう。

権限管理者を細かく設定できるものを選ぶ

小売業界でグループウェアを導入する際は、権限管理者を細かく設定できるものを選びましょう。
小売業界では、本部管理の社員や、エリアマネージャー、店長、店舗スタッフというように、使用する社員がそれぞれ分かれています。全員が同じ権限だと、スタッフにはまだ共有すべきでない情報などが全員に見られてしまうため、情報漏えいや混乱に繋がってしまう可能性があります。

そのため、プロジェクトの進行状況や機密情報などは権限を持つユーザーのみ確認・共有ができるようにすれば、情報漏えいのリスクを防ぎつつ、効率的に業務運営ができるようにできます。

スケジュール管理ができるものを選ぶ

小売業の店舗運営では、スタッフ全員のスケジュールを一元管理できるグループウェアが重要です。シフト勤務が一般的であるため、各スタッフの勤務状況をリアルタイムで把握し、適切な人員配置を行うことで、業務の効率化とトラブル防止が図れます。
 
また、イベントや季節ごとの売り場変更などが頻繁に行われるのも小売業界の特徴です。これらの情報をスタッフ全員にタイムリーに共有するための機能があると、作業のスムーズな進行が期待できます。例えば、イベント情報やセールスの詳細、販促キャンペーンの進捗状況を一箇所で管理できることで、スタッフ間の情報の伝達ミスを防ぎ、全体のパフォーマンスを向上させることができます。
 
このように、スケジュール管理や情報共有の機能が充実したグループウェアは、店舗運営の効率化に大きく貢献します。自店の運営スタイルに合ったグループウェアを選ぶことで、より効果的に店舗運営を行うことができます。

小売業が抱える3つの課題

では、小売業の店舗での仕事のスタイルの特徴とはどのようなものでしょうか。店舗はお客様の接点であるがゆえに、オフィスとは違った特徴があります。

ここでは、小売業界の店舗が抱える3つの課題を紹介いたします。
小売業での店舗運営の課題については、以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

>>売業における店舗運営の課題・解決策やDXを導入する効果を解説

事務作業に時間を割きにくい

店舗スタッフは、顧客対応や商品陳列など、常に店頭での業務が求められるため、事務作業に十分な時間を確保するのが難しい現状があります。

その結果、売上に直結する接客の時間が削られてしまうことも少なくありません。こうした課題を解決するためには、事務作業の効率化や自動化が必要です。

グループウェアの導入によって、事務作業の負担を軽減し、スタッフが接客に専念できる環境を整えることが、店舗全体の売上向上にもつながります。

店舗maticなら短時間で情報把握が可能

「店舗matic」は小売業に特化したグループウェアで、短時間で必要な情報を簡単に把握できます。本部はリアルタイムで店舗の状況を確認し、それに応じた指示出しが可能です。そのため、事務作業を効率化し、本当に大切な接客などのコア業務に集中することができます。

店舗maticの特徴的な機能

• タスクや回答の期限設定
• 業務連絡とカレンダーが連携する機能
• お知らせの承認機能や公開時間の制限機能
• 作業依頼数や工数を把握する機能
• 各店舗への作業指示状況の管理機能

一方で、一般的なグループウェアでは、タスク管理は基本的に受け手の責任に依存し、情報処理のスピードは個人のリテラシーに依存します。「店舗matic」のように本部が店舗の状況を即座に把握できる機能はありません。

突発的な細かい作業が多い

小売業界の店舗運営では、本部からの急な依頼や指示に基づく商品の配置換え、在庫確認、販促物の設置など、多岐にわたる作業が頻繁に発生します。

これらのタスクは日々の業務に追われる店舗スタッフにとって、優先順位の判断や効率的な作業の妨げになることが多いため、適切な管理が必要です。

店舗maticならやるべきことが分かりやすい

「店舗matic」は、小売業の現場に特化したグループウェアで、タスクや回答依頼がトップ画面に明確に表示されるため、やるべきことが一目で分かります。締め切りや優先度も含めて視覚的に整理されているので、効率的に作業を進めることが可能です。

店舗maticの特徴的な機能

• トップ画面にタスクや回答依頼が一覧表示される機能
• 定期報告依頼がトップ画面に表示される機能

一方、一般的なグループウェアは、タスク管理が個人の責任に委ねられていることが多いため、やるべきことの把握が難しく、作業が滞る可能性があります。

シフト制で個人の仕事で完結できない

小売業の現場では、シフト制で勤務するスタッフが多く、一人のスタッフがすべての業務を完結させることは困難です。業務が個々に分担されるのではなく、店舗全体としての協力が求められるため、常に全員が同じ情報を把握し、チームで連携することが重要です。

店舗maticならスタッフ全員に情報共有ができる

「店舗matic」は小売業向けに特化して設計されており、店舗スタッフ全員が「店舗としてやるべきこと」や「知るべき情報」を漏れなく共有し、把握できるようになっています。これにより、スタッフ間での情報の伝達漏れや確認不足が減り、店舗全体での業務遂行がスムーズになります。

店舗maticの特徴的な機能

• 作業の引継ぎや店舗独自のコメントを本部から届いた指示に追記できる
• 店長や副店長に特化した設定で役割分担を明確化

多くのグループウェアでは、仕事が個人ごとに分割され、個別に完結することを前提としています。店舗として、全スタッフが共通認識を持って作業を実施、店舗を運営していくことが求められる小売業には対応することが難しいことが多いようです。機能が足りず、店長への連絡が別の手段（メールなど）に依存するケースも多いです。

小売（店舗）向けグループウェア活用のよくある悩み

小売業界での多店舗展開をしている企業では、すでにグループウェアを活用しているという所も多いのではないでしょうか。

しかし、汎用的なグループウェアを導入している場合、以下のような悩みも多いです。

• 役職単位での機能の区別ができない
• 数値収集に特化した機能がない

上記2つの悩みについて、解決策や「店舗matic」でできることを紹介いたします。

役職単位での機能の区別ができない

小売業の店舗運営では、エリアマネージャーが各店舗を担当し、状況を把握して適切なサポートを行うことが求められます。しかし、一般的なグループウェアは、こうした役職ごとの機能や役割分担を考慮していないため、効率的な運営やフォローが難しくなることがあります。

店舗maticなら役職ごとに最適な機能を提供

「店舗matic」は、小売業に特化したグループウェアとして、エリアマネージャーが店舗の状況を簡単に把握し、フォローできる環境を提供します。担当する店舗の情報を迅速に確認できるため、タイムリーな対応が可能になります。

店舗maticの特徴的な機能

• 担当ユーザー設定機能で、店舗ごとの担当エリアマネージャーを設定
• エリアマネージャーが担当店舗の回答状況や閲覧状況を簡単に把握
• スマホからも店舗の状況を手軽に確認可能
• エリアマネージャーが店舗からのアンケート回答を承認する機能

 
多くのグループウェアでは、役職や役割に応じた機能の区別がされておらず、すべてのユーザーがフラットに同じレベルで情報を共有します。そのため、エリアマネージャーのような特定の役割にとって使いやすく特化した機能がなく、個別の店舗管理や指示出しに不便を感じることが多いです。

数値収集に特化した機能がない

小売業の多店舗展開では、少人数で多くの店舗の作業状況を確認し、数値や画像、テキストなどの様々な情報を効率的に収集する必要があります。しかし、一般的なグループウェアには、このような状況に対応した機能が十分に備わっていないことが多いです。

店舗maticなら効率的な情報収集が可能

「店舗matic」は、小売業に特化して設計されており、少人数で多数の店舗の状況や回答を効率的に収集できるように工夫されています。これにより、本部やエリアマネージャーが店舗ごとの情報を素早く把握し、適切な指示や対応を行うことができます。

特徴的な機能

• エクセル形式での数値収集アンケートを簡単に作成・ダウンロード
• 店舗の閲覧状況、作業実施状況、回答状況、回答内容をリアルタイムで把握し、ダウンロード可能
• 未回答の店舗に対して再回答依頼を簡単に行う機能

多くのグループウェアには基本的なアンケート機能があるものの、1対多の状況を日々一覧で管理するための機能は少なく、数値収集に特化したツールとしての役割を十分に果たせないことが多いです。そのため、迅速な情報収集や状況確認が求められる小売業の現場には向いていないものもあります。

▼店舗maticの導入事例はこちらからまとめてご確認いただけます。

>>店舗maticの導入事例

店舗maticと他グループウェアとの違い

一般的なグループウェアは幅広い業種で使われることを前提に作られているため、小売業特有の“店舗ごとに異なる状況を把握しながら運営する”というニーズに十分応えられないケースが少なくありません。

本部から店舗へ情報を送るだけでなく、店舗がその情報を理解し、正しく行動に移せる設計になっているかどうかが、小売業向けグループウェア選びでは重要です。

私たちネクスウェイは、チェーンストア展開されているお客様のコミュニケーション改革のご支援させていただく中で大切にしていることがあります。
 
それは、

です。

そのため、「店舗matic」では、店舗での業務に必要な情報が簡単に共有できるだけでなく、その情報をもとにスタッフが具体的な行動を起こしやすくなるような機能を提供しています。
 
例えば、店舗同士での在庫の問い合わせやスタッフのヘルプ募集といったやり取りをスムーズに行うための専用機能があり、これにより、迅速かつ正確な情報のやり取りが可能となります。

また、クレーム対応についても、店舗と本部の双方での報告を一元的に管理し、全社的な対応体制を強化しています。
 
さらに、店舗の運営が52週単位で行われることが多い点を考慮し、独自の52週カレンダー設定が可能であるなど、チェーンストアの業務運営に特化した機能を提供しています。これにより、チェーンストアに特有のニーズに応じた柔軟な対応が可能です。
 
こうした「店舗matic」の特徴は、単なる情報共有の枠を超え、店舗運営全体の効率化と効果的なコミュニケーションを実現するためにデザインされています。

受け手が理解しやすい設定

一般的なグループウェアでは、発信者によって書き方や形式がバラバラになりがちで、店長やスタッフが内容を理解するまでに時間がかかるケースが少なくありません。情報の整理も受け手側に委ねられるため、重要度の判断や確認漏れが起きやすい点も課題です。

「店舗matic」では、お知らせのテンプレート化や公開期間の設定が可能で、本部の意図を明確に伝えるための仕組みが整っています。受け手は統一されたフォーマットで情報を受け取れるため、必要な項目だけを効率よく確認でき、理解までの時間を短縮できます。「何を・いつまでに・どのように」行動すべきかがひと目で分かるため、店舗全体での認識が揃いやすくなります。

面倒な入力も自動になり事務作業を削減

一般的なグループウェアでは、フォルダ管理やスケジュール登録、TODOリストの作成など、店舗側の手作業が多く発生します。その結果、事務作業の負担が増え、店頭業務に割ける時間が減ってしまうこともあります。

「店舗matic」では、フォルダの自動振り分けやスケジュールの自動管理、カレンダーへの自動反映が標準機能として備わっています。本部が出した企画や依頼内容が自動的に整理されるため、店舗スタッフが自分で分類したり、スケジュールへ転記したりする作業は不要です。

これにより、見落としや記載ミスを防ぎながら、事務作業の時間そのものを大幅に削減できます。

指示連絡を自動で整理しリマインドできるため実施漏れを防ぐ

本部から店舗に届く情報は多岐にわたり、複数の案件が同時進行する中で優先順位や締め切りを把握するのは容易ではありません。一般的なグループウェアでは、タスクや連絡が時系列で流れてしまい、重要な案件が埋もれてしまう危険もあります。

「店舗matic」は、指示内容を自動で整理し、必要なタスクを分かりやすく一覧表示する機能を備えています。さらに、締め切りが近づくと自動でリマインドされるため、やり忘れや確認不足が起こりにくい設計になっています。

店舗側に余計な“探す手間”をかけさせず、確実に実施につながる仕組みが整っている点は、日々忙しい現場にとって大きなメリットです。

受け手の閲覧・実施状況をリアルタイムで把握できる

一般的なグループウェアは、店舗側の閲覧状況や実施状況を本部が正確に把握しづらく、「どの店舗が確認していて」「どの店舗が対応できていないか」の判断に時間がかかることがよくあります。結果として、フォローが遅れ、PDCAが回りにくいことも課題です。

「店舗matic」では、閲覧・実施・回答状況をリアルタイムで可視化できます。担当エリアマネージャーや本部担当者は、どの店舗が対応済みで、どの店舗が未実施なのかを即座に確認できるため、必要なフォローをすばやく行えます。

状況を瞬時に把握できることで、PDCAサイクルを短いリズムで回せるようになり、店舗運営そのものの改善スピードが高まります。

小売業界に特化した店舗maticの導入事例

ある小売企業では、汎用的なグループウェアを利用していたものの、本部から届く大量のお知らせや通知を店舗ごとに整理する必要があり、店長やスタッフの事務作業が膨大になっていました。

特に、情報の分類やスケジュールへの転記など、“重要ではないのに時間を奪う作業” が毎日発生していた点が課題でした。

店舗では以下のような業務が手作業で行われていました。

• お知らせの内容を確認し、優先順位をつける
• 通達を印刷し、店舗ごとにファイリングする
• メールの内容をカレンダーへ転記する
• 過去のお知らせやファイルを探す
• アンケートを確認し、必要に応じて回答する

これらの時間を積算すると、1店舗あたり月21時間もの事務作業が発生していました。

お知らせの優先順位付けや、メール内容のカレンダー転記、紙での共有作業などが手作業で行われ、店長ごとにフォルダ分類が異なるなど、運用も属人的になっていました。

店舗maticを導入した結果、

• フォルダ自動振り分け
• スケジュール自動反映
• お知らせのテンプレート化

などにより、店舗側で行っていた情報整理がほぼ不要になり、

事務作業は月21時間から4時間に大幅削減ができ、1ヶ月で17時間の工数削減につながりました。

これにより、スタッフが店頭での接客や商品管理など、顧客と直接向き合う業務により多くの時間を割けるようになり、店舗全体のサービス品質向上にも繋がっています。加えて、店長やスタッフが本部からの連絡事項やタスクを簡単に把握できるため、業務指示のミスや遅延が減り、円滑な店舗運営が可能になりました。

 
小売業界での事例などについては、以下のページで詳しく説明しています。
小売業でできるDXとは？活用例や成功事例・取り組む際の課題についても紹介

株式会社ハンズ様の事例

生活提案型の専門店として成長してきた株式会社ハンズでは、2022年の新体制移行をきっかけに、「ハンズらしさ」を残しながらチェーンオペレーションを強化したいというニーズが高まっていました。しかし、店舗ごとにルールが異なり、指示連絡の分かりづらさやタスクの一覧性不足によって、作業もれや引継ぎの負荷が発生するなど、非効率が慢性化していた状況がありました。本部側でも、運用ルールに沿った連絡作成が難しく、店舗との情報共有に手間がかかっていたといいます。

こうした課題を解決するために選ばれたのが「店舗matic」でした。作業メモ機能によって「誰が何の作業をしているか」を可視化でき、当日のタスクが自動で整理されるシンプルな画面は、現場の悩みに直結した機能として高く評価されました。従来ツールでは不足していた検索性や視認性の高さも、導入の決め手になったポイントです。

導入プロジェクトでは、ネクスウェイのサポートのもと、店舗ヒアリングや説明会を全社的に実施し、のべ1000名以上が参加しました。「みんなで良くしていこう」という前向きな空気が広がり、否定的な意見ではなく改善提案が活発に寄せられたことで、スムーズに準備を進めることができたといいます。

本格稼働に向けて、ハンズとネクスウェイは「店舗が使いやすい環境を整える」という共通の方向性を共有しています。PDAでの見やすさ改善やモバイルアプリの拡張など、現場に寄り添った開発も予定されており、接客や売り場づくりといった付加価値業務により集中できる環境づくりが進んでいます。

詳しい事例は、以下のページからご確認いただけます。
>>株式会社ハンズ様

株式会社大創産業様の事例

株式会社大創産業では、5,000店舗以上を抱える大規模運営のなかで、本部・SV・店舗間の指示連絡が複数ツールに分散し、重複指示や回答漏れが発生するなど、コミュニケーション負荷が大きな課題となっていました。店舗側ではタスクの期日や優先順位が分かりにくく、本部側でも進捗把握やリマインド対応に多くの時間が取られていたといいます。

こうした課題を解決するために選ばれたのが「店舗matic」でした。ツールを一元化することで指示が標準化され、タスク管理の負担が大幅に軽減。現場の実行性が高まり、問い合わせ件数も激減しました。導入企業の活用事例を直接聞けたことや、大手企業での導入実績も、選定を後押しするポイントになったといいます。

導入後は業務プロセスの標準化も進み、「指示は必ずお知らせ機能から発信する」「印刷物は書庫に格納する」といった運用ルールが明確化されました。さらに、指示内容を第三者がチェックする「ゲートキーパー制度」も導入し、指示の重複や分かりにくさを防止。半年で約500件の無駄な指示を削減する成果を上げています。

本部・SV・店舗のすべてが効率化され、コミュニケーションの質が向上したことで、現場がよりスムーズに作業を実行できる体制が整いました。

詳しい事例は、以下のページからご確認いただけます。
>>株式会社大創産業様

まとめ

今回は、小売店舗における悩みや、グループウェア活用の課題などを紹介いたしました。
小売業界での多店舗経営に特化したグループウェア「店舗matic」を活用していただくことで、より伝わりやすく、効果的な情報共有が可能になります。
 
ネクスウェイは、単に“伝える”のではなく“伝わる”お手伝いをすること、“伝わる”先の受け手にどうなってほしいから“伝える”のかを常に意識し、お客様のコミュニケーション設計のお手伝いをしております。

単に「店舗matic」をはじめとするツールを導入いただくだけでは、お客様にとって最適なコミュニケーションを実現できるとは考えておりません。
 
まずは、コミュニケーションの現状を把握するご支援をさせていただき、お客様が目指されていること、戦略などをお伺いした上で、最適なコミュニケーション設計をご一緒に検討し、ご提案させていただきます。ぜひお気軽にお声がけいただければ幸いです。

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