小売業の店舗運営にはグループウェアがおすすめ！ 店舗maticと他グループウェアの違い

小売業の店舗運営において、情報の共有や業務の効率化を図るために「グループウェア」の活用が注目されています。

しかし、数多くあるグループウェアの中から、どのようなツールを選べばよいのか悩む方も多いのではないでしょうか？

この記事では、小売業の店舗運営でのよくある悩みや、グループウェア活用の課題、「店舗matic」が他のグループウェアとどう異なるのかをご紹介します。

小売業の店舗運営に役立つグループウェアとは

グループウェアとは、企業内でのコミュニケーションを円滑にするために用いるツールのことです。

特に、小売業の店舗運営に特化したグループウェアでは、以下のような機能が搭載されています。

このように、店舗運営に役立つグループウェアを導入することで、本部と店舗間のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化・生産性の向上が期待できます。
 
グループウェアについて詳しくは、以下の記事をご確認ください。
グループウェアとは？機能や比較のポイント、導入のメリットを解説

小売業界（店舗）におけるグループウェアの選び方

小売業界の店舗運営において、グループウェアの選定は非常に重要です。店舗スタッフが日々の業務を効率的に進めるためには、適切なツールを導入することが必要不可欠です。

しかし、どのようなポイントに注目して選べば良いのでしょうか？
 
ここでは、小売業界に特化したグループウェアを選ぶ際のポイントを詳しく解説し、店舗運営に最適なツールを見つけるためのグループウェアの選び方をご紹介します。

店舗スタッフに負担にならない使いやすいものを選ぶ

小売店舗で働くスタッフは、接客や商品管理など多岐にわたる業務を効率的にこなす必要があります。そのためには、使いやすいグループウェアを選ぶことが重要です。

操作がシンプルで直感的なものは、ITに不慣れなスタッフでも使いやすく、必要な機能に素早くアクセスできるでしょう。

また、店舗スタッフは店内を頻繁に移動するため、スマートフォンやタブレットでも利用できるモバイル対応ができるとなお良いです。
 
このように、店舗スタッフの立場に立って使いやすさを追求したグループウェアを導入することで、業務効率の向上とスタッフの負担軽減を図ることができるでしょう。

権限管理者を細かく設定できるものを選ぶ

小売業界でグループウェアを導入する際は、権限管理者を細かく設定できるものを選びましょう。
小売業界では、本部管理の社員や、エリアマネージャー、店長、店舗スタッフというように、使用する社員がそれぞれ分かれています。全員が同じ権限だと、スタッフにはまだ共有すべきでない情報などが全員に見られてしまうため、情報漏えいや混乱に繋がってしまう可能性があります。

そのため、プロジェクトの進行状況や機密情報などは権限を持つユーザーのみ確認・共有ができるようにすれば、情報漏えいのリスクを防ぎつつ、効率的に業務運営ができるようにできます。

スケジュール管理ができるものを選ぶ

小売業の店舗運営では、スタッフ全員のスケジュールを一元管理できるグループウェアが重要です。シフト勤務が一般的であるため、各スタッフの勤務状況をリアルタイムで把握し、適切な人員配置を行うことで、業務の効率化とトラブル防止が図れます。
 
また、イベントや季節ごとの売り場変更などが頻繁に行われるのも小売業界の特徴です。これらの情報をスタッフ全員にタイムリーに共有するための機能があると、作業のスムーズな進行が期待できます。例えば、イベント情報やセールスの詳細、販促キャンペーンの進捗状況を一箇所で管理できることで、スタッフ間の情報の伝達ミスを防ぎ、全体のパフォーマンスを向上させることができます。
 
このように、スケジュール管理や情報共有の機能が充実したグループウェアは、店舗運営の効率化に大きく貢献します。自店の運営スタイルに合ったグループウェアを選ぶことで、より効果的に店舗運営を行うことができます。

小売業が抱える3つの課題

では、小売業の店舗での仕事のスタイルの特徴とはどのようなものでしょうか。店舗はお客様の接点であるがゆえに、オフィスとは違った特徴があります。

ここでは、小売業界の店舗が抱える3つの課題を紹介いたします。
小売業での店舗運営の課題については、以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

売業における店舗運営の課題・解決策やDXを導入する効果を解説

事務作業に時間を割きにくい

店舗スタッフは、顧客対応や商品陳列など、常に店頭での業務が求められるため、事務作業に十分な時間を確保するのが難しい現状があります。

その結果、売上に直結する接客の時間が削られてしまうことも少なくありません。こうした課題を解決するためには、事務作業の効率化や自動化が必要です。

グループウェアの導入によって、事務作業の負担を軽減し、スタッフが接客に専念できる環境を整えることが、店舗全体の売上向上にもつながります。

店舗maticなら短時間で情報把握が可能

「店舗matic」は小売業に特化したグループウェアで、短時間で必要な情報を簡単に把握できます。本部はリアルタイムで店舗の状況を確認し、それに応じた指示出しが可能です。そのため、事務作業を効率化し、本当に大切な接客などのコア業務に集中することができます。

店舗maticの特徴的な機能

• タスクや回答の期限設定
  
• 業務連絡とカレンダーが連携する機能
• お知らせの承認機能や公開時間の制限機能
• 作業依頼数や工数を把握する機能
• 各店舗への作業指示状況の管理機能

一方で、一般的なグループウェアでは、タスク管理は基本的に受け手の責任に依存し、情報処理のスピードは個人のリテラシーに依存します。店舗maticのように本部が店舗の状況を即座に把握できる機能はありません。

突発的な細かい作業が多い

小売業界の店舗運営では、本部からの急な依頼や指示に基づく商品の配置換え、在庫確認、販促物の設置など、多岐にわたる作業が頻繁に発生します。

これらのタスクは日々の業務に追われる店舗スタッフにとって、優先順位の判断や効率的な作業の妨げになることが多いため、適切な管理が必要です。

店舗maticならやるべきことが分かりやすい

「店舗matic」は、小売業の現場に特化したグループウェアで、タスクや回答依頼がトップ画面に明確に表示されるため、やるべきことが一目で分かります。締め切りや優先度も含めて視覚的に整理されているので、効率的に作業を進めることが可能です。

店舗maticの特徴的な機能

• トップ画面にタスクや回答依頼が一覧表示される機能
• 定期報告依頼がトップ画面に表示される機能

一方、一般的なグループウェアは、タスク管理が個人の責任に委ねられていることが多いため、やるべきことの把握が難しく、作業が滞る可能性があります。

シフト制で個人の仕事で完結できない

小売業の現場では、シフト制で勤務するスタッフが多く、一人のスタッフがすべての業務を完結させることは困難です。業務が個々に分担されるのではなく、店舗全体としての協力が求められるため、常に全員が同じ情報を把握し、チームで連携することが重要です。

店舗maticならスタッフ全員に情報共有ができる

「店舗matic」は小売業向けに特化して設計されており、店舗スタッフ全員が「店舗としてやるべきこと」や「知るべき情報」を漏れなく共有し、把握できるようになっています。これにより、スタッフ間での情報の伝達漏れや確認不足が減り、店舗全体での業務遂行がスムーズになります。

店舗maticの特徴的な機能

• 作業の引継ぎや店舗独自のコメントを本部から届いた指示に追記できる
• 店長や副店長に特化した設定で役割分担を明確化

多くのグループウェアでは、仕事が個人ごとに分割され、個別に完結することを前提としています。店舗として、全スタッフが共通認識を持って作業を実施、店舗を運営していくことが求められる小売業には対応することが難しいことが多いようです。機能が足りず、店長への連絡が別の手段（メールなど）に依存するケースも多いです。

小売（店舗）向けグループウェア活用のよくある悩み

小売業界での多店舗展開をしている企業では、すでにグループウェアを活用しているという所も多いのではないでしょうか。

しかし、汎用的なグループウェアを導入している場合、以下のような悩みも多いです。

• 役職単位での機能の区別ができない
• 数値収集に特化した機能がない

上記2つの悩みについて、解決策や店舗maticでできることを紹介いたします。

役職単位での機能の区別ができない

小売業の店舗運営では、エリアマネージャーが各店舗を担当し、状況を把握して適切なサポートを行うことが求められます。しかし、一般的なグループウェアは、こうした役職ごとの機能や役割分担を考慮していないため、効率的な運営やフォローが難しくなることがあります。

店舗maticなら役職ごとに最適な機能を提供

「店舗matic」は、小売業に特化したグループウェアとして、エリアマネージャーが店舗の状況を簡単に把握し、フォローできる環境を提供します。担当する店舗の情報を迅速に確認できるため、タイムリーな対応が可能になります。

店舗maticの特徴的な機能

• 担当ユーザー設定機能で、店舗ごとの担当エリアマネージャーを設定
• エリアマネージャーが担当店舗の回答状況や閲覧状況を簡単に把握
• スマホからも店舗の状況を手軽に確認可能
• エリアマネージャーが店舗からのアンケート回答を承認する機能

 
多くのグループウェアでは、役職や役割に応じた機能の区別がされておらず、すべてのユーザーがフラットに同じレベルで情報を共有します。そのため、エリアマネージャーのような特定の役割にとって使いやすく特化した機能がなく、個別の店舗管理や指示出しに不便を感じることが多いです。

数値収集に特化した機能がない

小売業の多店舗展開では、少人数で多くの店舗の作業状況を確認し、数値や画像、テキストなどの様々な情報を効率的に収集する必要があります。しかし、一般的なグループウェアには、このような状況に対応した機能が十分に備わっていないことが多いです。

店舗maticなら効率的な情報収集が可能

「店舗matic」は、小売業に特化して設計されており、少人数で多数の店舗の状況や回答を効率的に収集できるように工夫されています。これにより、本部やエリアマネージャーが店舗ごとの情報を素早く把握し、適切な指示や対応を行うことができます。

特徴的な機能

• エクセル形式での数値収集アンケートを簡単に作成・ダウンロード
• 店舗の閲覧状況、作業実施状況、回答状況、回答内容をリアルタイムで把握し、ダウンロード可能
• 未回答の店舗に対して再回答依頼を簡単に行う機能

多くのグループウェアには基本的なアンケート機能があるものの、1対多の状況を日々一覧で管理するための機能は少なく、数値収集に特化したツールとしての役割を十分に果たせないことが多いです。そのため、迅速な情報収集や状況確認が求められる小売業の現場には向いていないものもあります。

店舗maticと他グループウェアとの違い

私たちネクスウェイは、チェーンストア展開されているお客様のコミュニケーション改革のご支援させていただく中で大切にしていることがあります。
 
それは、

です。

そのため、「店舗matic」では、店舗での業務に必要な情報が簡単に共有できるだけでなく、その情報をもとにスタッフが具体的な行動を起こしやすくなるような機能を提供しています。
 
例えば、店舗同士での在庫の問い合わせやスタッフのヘルプ募集といったやり取りをスムーズに行うための専用機能があり、これにより、迅速かつ正確な情報のやり取りが可能となります。

また、クレーム対応についても、店舗と本部の双方での報告を一元的に管理し、全社的な対応体制を強化しています。
 
さらに、店舗の運営が52週単位で行われることが多い点を考慮し、独自の52週カレンダー設定が可能であるなど、チェーンストアの業務運営に特化した機能を提供しています。これにより、チェーンストアに特有のニーズに応じた柔軟な対応が可能です。
 
こうした「店舗matic」の特徴は、単なる情報共有の枠を超え、店舗運営全体の効率化と効果的なコミュニケーションを実現するためにデザインされています。

小売（店舗）業界での店舗matic導入事例

小売業で実際グループウェアで運用していた例をご紹介いたします。
こちらの企業様ではこのような課題がありました。

• 受信した情報を受け手が整理する必要がある。
• 期限が迫っていること、重要な情報が分からない。

下図はご利用していたグループウェアのトップページと、それらを日々どのように整理しているかを表したものです。手作業による振り分けや転記などが発生していることがわかります。

店舗maticにしたことの効果

使っていたグループウェアを変更し、店舗maticにして頂いたところ、1店舗あたり1ヶ月で約17時間、パソコンに向かう時間を削減することできました。

これにより、スタッフが店頭での接客や商品管理など、顧客と直接向き合う業務により多くの時間を割けるようになり、店舗全体のサービス品質向上にも繋がっています。加えて、店長やスタッフが本部からの連絡事項やタスクを簡単に把握できるため、業務指示のミスや遅延が減り、円滑な店舗運営が可能になりました。
 
小売業界での事例などについては、以下のページで詳しく説明しています。
小売業でできるDXとは？活用例や成功事例・取り組む際の課題についても紹介

小売店舗向けグループウェアなら「店舗matic」

今回は、小売店舗における悩みや、グループウェア活用の課題などを紹介いたしました。
小売業界での多店舗経営に特化したグループウェア「店舗matic」を活用していただくことで、より伝わりやすく、効果的な情報共有が可能になります。
 
ネクスウェイは、単に“伝える”のではなく“伝わる”お手伝いをすること、“伝わる”先の受け手にどうなってほしいから“伝える”のかを常に意識し、お客様のコミュニケーション設計のお手伝いをしております。

単に「店舗matic」をはじめとするツールを導入いただくだけでは、お客様にとって最適なコミュニケーションを実現できるとは考えておりません。
 
まずは、コミュニケーションの現状を把握するご支援をさせていただき、お客様が目指されていること、戦略などをお伺いした上で、最適なコミュニケーション設計をご一緒に検討し、ご提案させていただきます。ぜひお気軽にお声がけいただければ幸いです。

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