株式会社大創産業様
3,000店舗以上の運営業務を抜本的に効率化
カギはコミュニケーションの一元化とフォーマット化

選定の経緯

　ツール選定時には7〜8社ほど比較し、最終的に「 我々が重要視する課題解決の可能性が高い  」と感じた「店舗matic」を選んだと三好氏。加えて、大手企業の導入実績が豊富であるという信頼感も後押ししたという。

「実際にそうした導入企業様に直接お話を伺う機会をネクスウェイ様に設定してもらい、具体的、実践的な活用方法をイメージできたのは大きかったですね」（三好氏）

　経営陣への説明には、導入によって期待できる成果を定量的、定性的な面からアピールした。前者については情報処理にかかる時間が1店舗あたり30分／日削減できる見込みであると試算。後者については、店舗スタッフを対象に実施したアンケートをもとに現場のリアルな声を伝えたという。

「アンケートでは『タスクの期日がわかりづらい』『膨大な指示の優先順位がつけられない』といった自社ポータルの使いづらさに対する店舗スタッフの切実な悩みが明らかになりました。現場の想いを何より大切にする経営陣、特に当社社長にとって重要な導入の決め手になったと考えています」（三好氏）

効果

　「店舗matic」の導入により、店舗運営に関わるコミュニケーションはよりシンプルかつ効率的に。結果として本部やSV・店長は作業の進捗管理が容易になり、店舗はタスクを漏れなく実行できるようになった。定量的成果として顕著に表れているのが、店舗への無駄な指示の削減だ。導入から半年で合計500件の指示削減に成功。ツールの一元化によって指示の重複がなくなったほか、「店舗matic」のお知らせのメンテナンス機能を活用できたのも大きいという。

「細かい点ですが、一度配信した連絡の訂正・追記ができるのは助かりますね。自社ポータルでは修正のたびに新たに指示を配信しなければならなかったのも、無駄な指示の増加につながっていたんです」と、店舗・本部双方の業務改善に取り組む改善推進部の山田氏はいう。

　成果を上げられたのは「店舗matic」の機能自体によるものだけではない。同社では「店舗matic」の機能に沿って店舗運営に関わる業務プロセスを標準化。「指示出しには必ずお知らせ機能を使う」「ポップや帳票類などの印刷物は書庫に格納する」といった使い分けも明確にした。さらに店舗運営に関する組織体制も刷新している。具体的には、各業務担当者が作成したお知らせを上長が確認したのち、その内容を第三者の目でチェックする「ゲートキーパー」という仕組みを構築。店舗にとってわかりにくい指示になっていないか、指示が重複していないかなどを確認し、コミュニケーションの精度を高めている。

「この結果、店舗における指示の実行性は大幅に改善しましたね。業務担当者やコンタクトセンターへの問い合わせも減り、本部の負担が軽減したのは間違いありません」と、自らもゲートキーパーを務める改善推進部の大西氏は笑顔を見せる。

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店舗の声

　店舗の現場でも「店舗matic」の機能や操作性、画面の見やすさは好評だ。「トップ画面で情報がカテゴリごとに整理され、本部やSVからの指示もフォーマットが統一されたことで、タスクの内容、締め切りから作業の優先順位、問い合わせ先まで一目でわかるようになったと、店舗からはうれしいフィードバックが寄せられています」と山田氏は話す。

　店舗にとって使いやすい運用を整備するための工夫も凝らされている。導入時にはまず一部のブロックで1カ月ほどトライアルで活用し、店舗からのフィードバックを受けながら運用を調整したのち、全店舗へ展開。その後も各地区に「店舗matic」担当者を設け、月例の定例会で店舗からの要望や悩みを集めて運用改善を続けているという。

「その際にはネクスウェイ様の担当営業からのアドバイスも助かっています。例えば、多くの導入企業では店長は店舗向けアカウントを使っているといいますが、当社のように店長が複数の店舗を管轄する場合はやや使い勝手がよくありません。そこで、当社では店長は本部アカウントを使い、さらにフィルター機能で管轄の店舗の情報のみを参照できるような運用をネクスウェイ様に提案してもらいました。店長たちからは『確認するべき情報が整理され、見やすくなった』ととても評判です」（山田氏）

今後の展望

　今後の課題として大西氏が挙げるのは現場における「店舗matic」のさらなる浸透だ。「カレンダー機能やお知らせの検索など、個々の機能については店舗によって活用度合いに差があるのが現状です。マニュアル化を進めるなど、フォローアップを強化していきたいですね」（大西氏）

　同社は経営方針として、今後ますますの出店拡大を目指している。そうした将来の店舗運営の展望について、三好氏は次のように語った。
「人手不足の深刻化する小売業界でさらに出店拡大するためには、今以上に業務効率化し店舗運営を行える体制を確立することが不可欠です。これからも大創産業ならではの価値提供を続けるために『店舗matic』をより効果的に活用していきたいですね。ネクスウェイ様にも店舗運営のパートナーとして、引き続きサポートしてもらえるよう期待しています 」（三好氏）