業務効率のアイデアと必要性｜便利なツールや進め方を紹介

業務効率化は、現代の企業にとって重要なテーマとなっています。人手不足や働き方の多様化などの社会的背景により、限られたリソースを最大限に活用し、業務を効率的に進めることが求められています。本記事では、業務効率化の必要性や具体的な進め方、効率化を支援する便利なツールについて詳しく解説します。企業の成長を支えるための業務効率化のアイデアを紹介しますので、実際の業務改善に役立てていただければ幸いです。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務における「無理・無駄・ムラ」を無くし、効率的に業務を進められるようになることです。

例えば、手動で行っていたデータ入力を、ツールを導入して作業を省略することや、業務フローを見直して不要な手順を削除することなどが業務効率化の一例として挙げられます。
 
また、業務効率化と似た言葉として、「生産性向上」があります。生産性向上は、投入したリソースに対して、より多くの成果を生み出すこと（＝成果の増加）に注目しています。
対して、業務効率化は無理・無駄・ムラを無くして、同じ成果をより少ないリソースで成果を出すこと（＝効率）に焦点を当てています。
 
そのため、業務効率化は、生産性向上のための方法の一つと言えるでしょう。

業務効率化の必要性

業務効率化は、多くの企業で重要視されてきています。その主な理由は、「人手不足」と「働き方の多様化」の2つです。
ここでは、上記2つの業務効率化が必要になっている理由・必要性について紹介します。

人手不足に対応するため

現在では、どの企業でも人手不足が叫ばれています。2023年には人手不足を要因とした倒産が過去最多を大幅に更新しています。
帝国データバンクの調査によると、2023年1月時点での全業種の企業で、人手不足を感じている企業は52.6%でした。半数以上の企業が人手不足に悩まされているのです。
人手不足の原因は少子高齢化や、業界によって人手不足である一方、人材の余剰が発生しているなどの人材のミスマッチにあると言われています。
 
このように人材が不足している中でも、企業が成長し続けるためには、限られたリソースで効率化を目指し、利益を向上させる必要があります。そのため、ツール導入や業務フローの改善などの業務効率化が注目されているのです。

参考：正社員の人手不足は 52.6％ 「2024 年問題」の建設/物流/医療業では約 7 割

働き方の多様化に対応するため

業務効率化が注目される背景として、働き方の多様化があります。2016年に「働き方改革」を閣議決定し、残業時間上限の見直し、フレックスタイム制のための労働時間の調整が可能な期間を延長するなどが進められました。また、新型コロナウイルスの影響もあり、総務省実施の令和4年通信利用動向調査によると、テレワークを導入している企業は51.7%と、半数以上となっています。

参考：令和４年通信利用動向調査の結果

このように、ワークスタイルやワークライフバランスに対する考え方が大きく代わり、テレワーク（リモートワーク）やフレックスタイム制などといった多様な働き方に対応するため、新しいツールの導入や業務フローの変更などをはじめとした業務効率化が欠かせなくなってきているのです。

業務効率化のアイデア

企業を引き続き成長させていくために、業務効率化は必要不可欠であることをご紹介いたしました。
では、まずはどのような事から業務効率化を始めれば良いのでしょうか。ここでは、業務効率化のアイデアを紹介いたします。

業務整理を行う

業務効率化は「無理・無駄・ムラ」を無くすことであるとお伝えしましたが、まずは何が「無理・無駄・ムラ」になっているのかを洗い出す必要があります。
まずは、企業の業務内容と業務システムを見える化していきましょう。
全ての業務プロセスをリストアップし、それぞれの業務にかかる時間やリソースを整理します。

次に、業務の優先順位を付けていきます。例えば、顧客対応にかかる時間が長い場合、それが本当に顧客満足度に寄与しているのか、手順に無駄がないのかを検討しましょう。

システムの導入をする

業務効率化を進めるためには、システムの導入も有効な手段です。特に、複雑な業務プロセスや多くの情報を扱う業務において、システムの導入は作業時間の短縮やミスの削減につながります。
例えば、業務の指示を電話やFAX、メールなどさまざまなツールを使って行っていた場合、どれが重要なのか分かりにくい、情報の抜け漏れがあるなどの可能性があります。そこで、グループウェアを活用することで情報が一元化し、抜け漏れを無くすことができます。
 
また、クラウド型のシステムを導入することで、どこからでもアクセスが可能となり、リモートワーク環境でも効率的に業務を進めることができます。システム導入には初期費用がかかる場合がありますが、長期的にはコスト削減や業務効率化に繋がることが期待されます。

ワークフローの改善をする

業務の流れや手順を見直し、ワークフローを改善することも、業務効率化において重要な取り組みの一つです。現状のワークフローを分析し、どの部分でボトルネックが発生しているのか、どの手順が無駄であるのかを洗い出します。そして、これらの無駄を削減するために、作業の手順を簡略化したり、不要なステップを排除したりします。
 
また、作業が一人の担当者に集中している場合、チーム全体で作業を分担し、効率的に進める方法を模索することも有効です。作業の標準化を図ることで、新しいスタッフが加わった際にもスムーズに業務を引き継ぐことができ、業務の安定性が向上します。ワークフロー改善には継続的な見直しと改善が必要ですが、それによって業務全体の効率が大幅に向上することが期待できます。

ペーパーレス化を進める

業務効率化を図るためには、ペーパーレス化の推進も重要なポイントです。紙の書類を扱う業務は、保管スペースの確保や管理の手間がかかるだけでなく、必要な情報を探す際にも時間を浪費します。さらに、紙の資料は紛失や破損のリスクもあるため、業務の信頼性にも影響を与える可能性があります。
 
ペーパーレス化を進めることで、これらの問題を解消するだけでなく、資料のデジタル化により迅速な情報共有が可能になります。例えば、クラウドサービスを利用して資料を共有することで、リアルタイムでのアクセスや共同編集ができ、チーム全体の連携が強化されます。また、紙の使用量を減らすことで、環境への配慮も行うことができます。ペーパーレス化を進めるためには、社内の習慣や文化の改革も必要ですが、長期的には業務の効率化とコスト削減に大きく貢献します。

業務効率化の進め方

業務効率化は、順序を決めずに行うと、部署ごとで施策がバラバラになってしまったり、混乱を招く可能性があります。ステップを踏んで業務効率化を進めることによって、無駄なく業務効率化を進めることができます。
ここでは、業務効率化の進め方について紹介いたします。

1.現状の業務内容を把握する

業務効率化を進めるためには、まず現状の業務内容を正確に把握することが不可欠です。各部門やチームが日々行っている業務をリストアップし、それぞれの業務がどのような目的で行われているのか、どのくらいの時間やリソースがかかっているのかを詳細に記録します。これにより、どの業務が組織全体にとって重要であり、どの業務が無駄になっているのかを見極めることができます。
 
現状把握のためには、フローチャートや業務マニュアルの作成、業務日報の導入、従業員へのアンケート調査などを活用し、業務の流れを可視化します。この作業を通じて、各業務がどのように連携しているか、またどの部分に改善の余地があるかを明らかにしましょう。

2.課題点を洗い出す

現状の業務内容が把握できたら、次に課題点を洗い出します。ここでは、業務の効率を妨げている要因を特定することが重要です。たとえば、作業に時間がかかりすぎている業務、頻繁にミスが発生している業務、コミュニケーションが不足している部門間の連携、など、さまざまな課題が考えられます。
 
課題の洗い出しには、業務内容を分析し、特に時間やコストがかかっている部分、またはミスやトラブルが多発している箇所に注目します。社員の意見を積極的に聞くことで、現場の声を反映させ、実際の問題点を正確に把握することができます。

3.改善目標を設定する

課題点が明確になったら、それに対する改善目標を設定します。この段階では、具体的かつ測定可能な目標を設定することが重要です。例えば、「作業時間を20%削減する」「ミスの発生率を半減させる」といった具体的な数値を用いることで、達成度合いを客観的に評価できるようになります。
 
改善目標は、組織全体の目標と整合性があるかどうかを確認する必要があります。また、各部門やチームごとに異なる課題がある場合、それぞれの現状に即した目標を設定し、全員が理解し共有できるようにしましょう。

4.改善策を系統・選定する

改善目標が設定されたら、それに基づいて具体的な改善策を考えます。ここでは、さまざまなアプローチを検討し、最も効果的な方法を選定することが求められます。たとえば、業務プロセスの自動化、新しいシステムの導入、ワークフローの見直し、従業員のトレーニング強化など、多岐にわたる改善策が考えられます。
 
この段階では、複数の改善策を系統立てて整理し、それぞれの効果やコストを比較検討します。費用対効果の観点から最適な改善策を選定し、導入の順序やスケジュールを決定します。可能であれば、小規模なテスト導入を行い、その結果を基に調整を行うことも有効です。

5.改善策を実行する

選定した改善策を実行に移します。改善策の実行には、具体的なアクションプランを策定し、各担当者の役割と責任を明確にすることが重要です。計画通りに改善策を実施するために、定期的な進捗確認を行い、必要に応じて軌道修正を行います。
 
また、改善策の実行に際しては、従業員への教育やトレーニングを行い、新しいプロセスやシステムの導入に伴う混乱を最小限に抑える努力も必要です。全員が改善策の目的と方法を理解し、協力して取り組む環境を整えましょう。

6.改善後の効果測定をする

改善策を実行した後は、その効果を測定することが重要です。設定した改善目標に対して、実際の成果がどの程度達成されたのかを定量的に評価します。効果測定には、KPI（主要業績評価指標）を使用して、具体的な数値で成果を確認します。例えば、作業時間の削減率、コスト削減額、ミスの発生率の変化などを追跡します。
 
効果測定の結果に基づいて、改善策が有効であったかどうかを評価し、必要に応じて追加の改善策を講じます。改善活動は一度で完結するものではなく、継続的に見直しを行い、より効率的な業務運営を目指していくことが重要です。

業務効率化に便利なツール

業務効率化を進めるためには、適切なツールの導入が重要です。日常の業務で繰り返し発生するタスクや煩雑な作業を効率化するために、多くの企業が自動化ツールや情報共有システムを活用しています。
これらのツールを導入することで、作業時間の短縮やミスの削減が可能になり、従業員がより価値の高い業務に集中できる環境が整います。以下では、業務効率化に役立つ具体的なツールについて紹介していきます。

RPAやVBAなどの自動化ツール

業務効率化の一環として、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やVBA（Visual Basic for Applications）などの自動化ツールは非常に効果的です。RPAは、ルーチンワークや反復作業を自動化するためのソフトウェアロボットを使用します。たとえば、データ入力や請求書の発行、在庫管理の更新など、日常的な業務を自動化することで、人的ミスを減らし、作業時間を大幅に短縮することができます。
 
一方、VBAは、ExcelなどのMicrosoft Office製品内で使用されるプログラミング言語で、複雑なデータ処理やレポート作成を自動化するのに適しています。VBAを使うことで、手動で行っていたデータ集計や分析の作業を自動化し、よりスムーズに業務を進めることが可能です。これらのツールを活用することで、単純作業にかかる時間を削減し、従業員はより付加価値の高い業務に集中することができます。

情報共有システム

業務効率化のためには、情報共有のスピードと精度を向上させることも重要です。そのためのツールとして、情報共有システムが活用されています。代表的なものには、クラウドベースのファイル共有システムや、ナレッジベース、プロジェクト管理ツールなどがあります。これらのシステムを利用することで、従業員が必要な情報に迅速かつ容易にアクセスでき、業務の進捗状況や重要な連絡事項をリアルタイムで共有することができます。
 
また、情報の一元管理が可能になるため、無駄なメールのやり取りや重複したデータの管理が減少し、全体の業務効率が向上します。具体的なツールとしては、Google WorkspaceやMicrosoft 365、Notion、Confluenceなどが挙げられます。
 
ネクスウェイは、多店舗展開をしている企業向け情報共有システム「店舗matic」を提供しています。他情報共有システムとの違いについては、以下のページをご確認ください。
小売業に特化した「店舗matic」とグループウェアの違いとは？
 
これらのツールを導入することで、チェーンストアにおける本部店舗間でのスムーズな情報共有が可能になります。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務プロセスを一元的に管理し、業務の流れを自動化するためのツールです。例えば、承認フローの自動化やタスクの割り当て、進捗状況のリアルタイムな追跡などを行うことができます。これにより、手作業で行っていた業務が大幅に簡素化され、作業の透明性が向上します。
 
さらに、ワークフローシステムは、業務のボトルネックを特定し、改善すべき箇所を明確にするのに役立ちます。例えば、必要な承認がどこで滞っているか、タスクの進捗が遅れている原因が何かを把握することができます。具体的なツールとしては、kintoneやZapier、Asana、Trelloなどがあります。これらのツールを活用することで、業務フローを効率的に管理し、迅速な意思決定を支援します。
 
「店舗matic」は、ワークフローシステムを搭載しているグループウェアです。詳しくは以下のページでご確認ください。

■本部店舗間コミュニケーションツール「店舗matic」

コミュニケーションツール

チーム内外のコミュニケーションを円滑にするためのツールも、業務効率化には欠かせません。従来のメールに代わるチャットツールやビデオ会議システムを導入することで、迅速かつ効率的なコミュニケーションが可能になります。例えば、SlackやMicrosoft Teams、Zoom、Google Meetなどのツールは、リアルタイムでのメッセージのやり取りや、即座の会議開催を支援し、リモートワーク環境でもスムーズな情報交換を可能にします。
 
これらのコミュニケーションツールを使用することで、メンバー同士の連絡や情報の伝達が迅速に行われ、業務のスピードアップが図れます。また、ファイル共有やタスク管理機能も併せ持っているため、ツールの一元化が進み、業務の効率化がさらに促進されます。
 
ネクスウェイの「店舗matic」は、スタッフ同士のコミュニケーションツールとしても活用できます。店舗間のみならず、店舗と本部とのコミュニケーションもスムーズにすることができます。
コミュニケーションツールについて詳しくは、以下のページでご確認ください。

コミュニケーションツールの可能性。 “顧客満足向上”や“高収益”を実現するツール選定の基準とは？ | チェーンストアの店舗運営DX/ネクスウェイ

業務改善なら「店舗matic」の活用がおすすめ

多店舗展開をしている企業にとって、店舗間や本部との情報共有や業務管理は大きな課題となることが多いです。効率的なコミュニケーションやタスク管理を実現するために、便利なツールを導入することが重要です。その中でも、私たちネクスウェイが提供している「店舗matic」は、チェーンストアや小売業向けに設計されており、作業の優先順位や進捗管理を一目で把握できる機能を備えています。
ここでは、「店舗matic」がどのように業務改善に役立つかを解説します。

今日やるべき作業が一目でわかる

店舗運営においてよくある課題の一つは、「何をいつまでにやるべきかが明確でない」という問題です。特に、複数の店舗を管理する場合、本部からの指示が多くなり、各店舗がやるべき作業を見逃してしまったり、優先順位を見誤ったりすることがあります。これを解決するのが「店舗matic」の大きな特徴の一つです。

「店舗matic」では、店舗スタッフがログインするだけで、今日やるべき作業が一目でわかるように設計されています。トップ画面には、読むべき連絡や実施すべき作業が整理されて表示されるため、どの作業が優先か、何が未完了かを瞬時に把握することが可能です。また、作業の進捗状況も自動的に整理されるため、手間をかけずに進捗管理を行うことができ、業務の見落としや二度手間を防ぎます。

情報共有を一元化できる

多くのチェーン店舗では、情報共有がスムーズにいかず、重要な情報が店舗に届かなかったり、伝達に時間がかかってしまったりすることが課題となっています。特に、店舗ごとに異なる連絡手段を使っている場合、情報が散在してしまい、確認やフォローに余計な時間がかかることがあります。
 
「店舗matic」は、このような課題を解消するために、情報共有を一元化する機能を備えています。本部から店舗への指示や連絡はすべて「店舗matic」を通じて行われ、リアルタイムで情報を確認できるため、伝達漏れを防ぎます。さらに、指示内容や実施状況は自動的に整理され、誰がどの情報を確認したのか、どの作業が完了したのかを一目で把握できるようになります。

まとめ

業務効率化は、現代のビジネスにおいて避けては通れない重要な課題です。人手不足や働き方の多様化に対応するため、企業は現状の業務内容を把握し、課題を洗い出し、改善目標を設定することが必要です。システム導入やワークフローの見直し、ペーパーレス化などの改善策を実行し、継続的に効果測定を行うことで、業務の効率化を達成することができます。
自動化ツール、情報共有システム、ワークフローシステムやコミュニケーションツールを活用することで、さらに効率的な業務運営が可能となります。これから業務効率化に取り組む企業は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
 
ネクスウェイが提供している「店舗matic」は、多店舗展開をしている企業にぴったりなグループウェアです。
業務効率化を目指している企業の方は、ぜひご検討ください。

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