コミュニケーションツールとは？機能やメリット・注意点を紹介

多くの企業が、社内コミュニケーションの課題に直面しています。迅速な情報共有が妨げられたり、チームビルディングが進まないことで、業務の効率が低下してしまうケースも少なくありません。こうした課題を解決するために注目されているのが「コミュニケーションツール」です。本記事では、コミュニケーションツールの基本機能や導入のメリット、選び方について詳しく解説します。

社内コミュニケーションに課題を感じている企業は多い

HR総研が2024年に調査した「「社内コミュニケーション」に関するアンケート2024」によると、9割近くの企業において、社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると捉えています。しかし、調査対象の企業の6割以上が「自社の社内コミュニケーションに関する課題がある」と回答しています。

社内コミュニケーション不全により障害を受けている業務は「迅速な情報共有」が最多で、次いで「部署内のチームビルディング」「部門間・事業所間の連携」となっています。

コミュニケーション不足は、企業にとって深刻な問題を引き起こします。たとえば、迅速な情報共有が妨げられると、業務の遅延や誤解が生じやすくなり、結果としてプロジェクトの進行に悪影響を与える可能性があります。また、チームビルディングが不十分だと、社員同士の信頼関係が築けず、協力体制が弱まります。部門間や事業所間の連携が不足すると、重要な意思決定の場面で効率が落ち、ビジネスチャンスを逃すリスクも高まるでしょう。

こうした課題を解決するためには、社員間のコミュニケーションを改善し、スムーズな情報共有を促進するための仕組みやツールが必要です。そこで注目されているのが、コミュニケーションツールなのです。

参考：改善・悪化の要因とは？ /HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート 結果報告

コミュニケーションツールとは？

コミュニケーションツールとは、企業内での情報共有や意思決定を円滑にするためのツールのことを指します。
メールや電話といった従来の手段だけでなく、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、プロジェクト管理など、さまざまな機能を持つデジタルツールが含まれます。
これらのツールを活用することで、時間や場所に縛られずにリアルタイムで情報交換ができるようになり、業務の効率化やスピードアップが期待できます。さらに、コミュニケーションの履歴を残すことで、過去のやり取りを簡単に振り返ることができ、ミスの防止や情報の漏れを防ぐ効果もあります。

コミュニケーションツールの機能

企業や組織が効率的に業務を進めるために、コミュニケーションツールには多様な機能が求められます。以下では、主な機能について詳しく解説します。

ファイル共有機能

ファイル共有機能は、社内外の関係者と文書やデータを安全かつ迅速に共有するための機能です。この機能により、マニュアルや規則などを最新のバージョンを保って閲覧・編集できるため、業務効率が向上します。また、ファイルのバージョン管理やアクセス権の設定が可能なツールも多く、必要な情報を必要な人にだけ共有することで、情報の漏洩を防ぎつつ、セキュリティを強化することができます。

 通知・伝達の受領機能

通知・伝達の受領機能は、重要な連絡やアナウンスメントをリアルタイムで全社員に周知させるための機能です。この機能により、緊急のお知らせや方針変更などの重要な情報が迅速に伝わり、情報の抜け漏れを防ぐことができます。また、受領確認機能を備えたツールでは、メッセージを受け取ったかどうかを確認できるため、伝達状況の把握が可能です。これにより、情報伝達の透明性と信頼性が向上します。

メッセージ機能

メッセージ機能は、個人間やグループ間でテキストメッセージをやり取りするための機能です。この機能は、社員同士の迅速な意思疎通を促進し、コミュニケーションのスピードアップに貢献します。リアルタイムでのチャット機能を備えたツールも多く、業務上の疑問や課題を即座に解決する手助けとなります。また、会話の履歴が保存されるため、後から見直すことで、業務の進捗や意思決定の過程を振り返ることができます。

タスク管理機能

タスク管理機能は、各メンバーの業務の進捗状況を可視化し、プロジェクト全体の進行を効果的に管理するための機能です。タスクの割り当てや締め切りの設定、進捗状況の更新などが可能であり、チーム全体のタスクを把握することができます。これにより、業務の優先順位を明確にし、プロジェクトの円滑な遂行をサポートします。さらに、タスクが完了した際の通知機能を活用することで、チーム内での達成感を共有し、モチベーションの向上にもつながります。

以上の機能を活用することで、コミュニケーションツールは、社内の情報共有を促進し、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。それぞれの機能がどのように貢献できるかを理解し、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。コミュニケーションツールの選び方は、「コミュニケーションツールの選び方」で紹介いたします。

コミュニケーションツールのメリット

コミュニケーションツールを導入することで、企業はさまざまな業務上のメリットを享受できます。以下では、代表的なメリットについて詳しく説明します。

 情報共有を一元化できる

情報共有を一元化できることは、コミュニケーションツールの大きなメリットの一つです。ツールを使用することで、社内のあらゆる情報を一つのプラットフォームに集約し、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。これにより、従業員が必要な情報を探し回る時間が削減され、業務効率が大幅に向上します。また、情報が一元管理されることで、バージョンの不一致や情報漏れのリスクも減少し、組織全体でのスムーズな連携が可能になります。

社内コミュニケーションを強化できる

社内コミュニケーションの強化もコミュニケーションツールの大きなメリットです。特に、リモートワークや多拠点での業務が増えている昨今、リアルタイムでのやり取りが可能なチャットやビデオ会議機能は、物理的な距離を感じさせず、迅速で効果的なコミュニケーションを実現します。また、ツールを通じて意見交換やフィードバックの機会が増えることで、社内の一体感やチームワークが向上し、働きやすい環境を作ることができます。

ペーパーレスを推進できる

ペーパーレスの推進も、コミュニケーションツールの重要なメリットです。デジタル化により、紙を使った文書の印刷や郵送が不要になるため、コスト削減につながります。また、デジタル文書の保存や共有が容易になることで、検索性が高まり、必要な情報に迅速にアクセスできます。さらに、紙の使用量を減らすことで、企業の環境負荷の軽減にも寄与します。ペーパーレスは、持続可能なビジネスの実現にも大きく貢献するでしょう。

業務効率化につながる

コミュニケーションツールの導入により、業務の効率化が実現できます。ツールの中には、タスク管理やスケジュール共有、プロジェクト進捗の可視化機能などがあり、これらを活用することで、業務の優先順位を明確にし、プロジェクトの進行をスムーズに管理できます。また、手作業で行っていた業務プロセスを自動化することで、時間のかかる作業を削減し、社員がより重要な業務に集中できる環境を整えることができます。

コミュニケーションツールのこれらのメリットを活用することで、企業は情報管理の改善や業務効率の向上を実現し、組織全体の生産性を高めることが期待できます。適切なツールを選び、効果的に導入することが成功の鍵となります。

コミュニケーションツールの選び方

コミュニケーションツールを選ぶ際には、企業のニーズや目的に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。以下のポイントを考慮して選定することで、自社に最も適したツールを見つけることができます。

必要な機能がそろっているかどうか

まず、ツールに必要な機能が揃っているかを確認しましょう。例えば、ファイル共有、チャット、タスク管理、ビデオ会議など、業務に不可欠な機能があるかどうかが重要です。業務内容によって必要な機能は異なるため、社内でどのようなコミュニケーションが頻繁に行われるか、どのような情報を共有する必要があるかを分析し、それに合った機能が揃っているツールを選ぶことが大切です。必要な機能が揃っていれば、ツールを複数導入する必要がなく、管理が簡素化されます。

企業の規模に合っているかどうか

次に、企業の規模に合ったツールであるかをチェックします。企業の規模によって、必要とされるツールの容量や拡張性が異なります。例えば、従業員数が少ない場合はシンプルで直感的なツールが適していますが、従業員数が多い場合や多拠点展開している企業では、大規模なデータ管理機能やユーザー管理機能が求められます。また、企業が成長した際にも対応できる拡張性があるかどうかを確認することも重要です。適切なツールを選ぶことで、企業の成長に合わせた柔軟な運用が可能になります。

導入コストと費用対効果

最後に、導入コストと費用対効果を考慮しましょう。コミュニケーションツールの導入には初期費用や月額費用がかかりますが、その費用が自社の予算に合っているかを確認することが大切です。また、導入に伴う運用コスト（例えば、社員のトレーニングやツールのメンテナンス費用）も考慮しましょう。コストに見合った効果が得られるかどうかを判断するために、ツールの導入によってどれだけの業務効率化やコスト削減が期待できるかをシミュレーションし、費用対効果を比較することが重要です。

これらのポイントをもとに、企業のニーズや条件に最も適したコミュニケーションツールを選ぶことで、社内コミュニケーションの効率化や生産性の向上を実現することができます。

コミュニケーションツール導入の前にやるべきこと

コミュニケーションツールを導入することで、社内の情報共有や連携がスムーズになると期待できますが、その前に取り組むべきことがあります。ツールの導入はあくまで手段であり、根本的なコミュニケーションの課題を解決するためには、まず組織の現状を把握し、具体的なニーズや目標を明確にする必要があります。

ここでは、コミュニケーションツールを効果的に活用するために、導入前に企業が行うべき準備について詳しく解説します。

ツール導入の目的を明確にする

まず、ツール導入の目的を明確にすることが重要です。ツールを導入する理由が不明確であると、期待する効果を得られないばかりか、逆に業務の混乱を招くこともあります。例えば、「情報共有を円滑にする」「リモートワークのサポートを強化する」「タスク管理を効率化する」など、具体的な目的を設定しましょう。このように目的を明確にすることで、ツールの選定や導入後の活用方法がより明確になり、全社的な理解と協力を得やすくなります。

ツールの使い方に関するルールを決めておく

次に、ツールの使い方に関するルールを決めておくことが必要です。新しいツールを導入しても、社員が正しく使いこなせないと効果は半減します。そのため、どのような業務でどの機能を使用するか、情報の記録方法や共有方法などのルールを事前に決めておきましょう。例えば、「重要な連絡は全てグループチャットに残す」「タスク管理機能を使って進捗を報告する」といった具体的なガイドラインを設けることで、ツールの活用が定着しやすくなります。また、社員に対するトレーニングやガイドの提供も有効です。

資料をデータ化する

最後に、資料をデータ化する準備を行うことも大切です。これまで紙ベースで管理されていた資料や情報は、データとしてツールに取り込むことで、一元管理が可能になります。資料のデータ化により、ツールを通じて迅速かつ簡単に情報を共有できるようになり、業務効率が向上します。事前に資料のデジタル化を進めることで、ツールの導入がスムーズに行われ、導入後も混乱なく運用を開始できるでしょう。

これらの準備を行うことで、コミュニケーションツールの導入がよりスムーズになり、ツールの効果を最大限に引き出すことができます。

コミュニケーションツール「店舗matic」のご紹介

「店舗matic」は、弊社ネクスウェイが提供する小売業界向けのコミュニケーションツールで、特に多店舗展開を行う企業の業務効率化をサポートするために設計されています。現場スタッフが使いやすい設計と豊富な機能を備え、店舗運営に必要な情報の一元管理や業務の見える化を実現します。導入店舗数は60,000を超え、業界での導入実績No.1を誇ります。

ここでは、「店舗matic」の機能を紹介いたします。

必要なタスクがすぐに把握できる

「店舗matic」では、トップ画面を一目見るだけで、今日必要な連絡やタスクがすぐに把握できるように設計されています。情報の分類や整理が自動で行われるため、スタッフの手間を減らし、情報の読解力に左右されずに、確実に必要な内容を確認できます。これにより、情報の浸透度が向上し、実行力が飛躍的に高まります。

継続的なルールの徹底が無理なく行える

「店舗matic」には、店舗業務に寄り添った細かな機能が組み込まれており、ルールの徹底が無理なく行えるようになっています。ツール自体が自動的に業務ルールをサポートする仕組みとなっており、継続的な運用が容易です。これにより、店舗スタッフの負担を軽減し、効率的な運営を実現します。

導入前後の手厚いサポートもあります

導入にあたっては、現状の課題を一緒に整理し、改善ポイントを明確にしていきます。単なるツールの提供にとどまらず、コミュニケーション改善とその先にあるゴールに向けて、ネクスウェイのカスタマーサクセスチームが伴走いたします。導入後も、継続的なバージョンアップを行い、最新の機能を提供し続けることで、常に業務改善をサポートします。

高いセキュリティと信頼性

「店舗matic」は業務利用に十分な信頼性と高いセキュリティ性を備えています。月間稼働率99.95％を保証し、IPアドレス制限や2段階認証、シングルサインオンにも対応しています。これにより、安心して業務に専念することができます。

「店舗matic」は、店舗スタッフの使いやすさを追求し、業務効率化とコミュニケーションの活性化を実現するためのツールです。多店舗展開を行う企業に最適なソリューションとして、是非ご活用ください。

まとめ

コミュニケーションツールは、企業の情報共有を一元化し、業務効率化や社内コミュニケーションの強化を促進するための有効な手段です。ツールを導入する際には、必要な機能が揃っているか、企業の規模に合ったものか、導入コストや費用対効果を十分に考慮することが重要です。また、導入の目的を明確にし、ツールの使い方に関するルールを定めることで、より効果的な運用が可能となります。多店舗展開を行う企業向けには、「店舗matic」などの業界特化型のツールを検討することをおすすめします。

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