ドラッグストアのグループウェア活用法｜業務効率化の事例や選定方法

ドラッグストアの業務を効率化し、サービスの質を向上させるためには、適切なグループウェアの導入が鍵となります。本記事では、ドラッグストアでのグループウェアの活用法や、その選び方について詳しく解説します。情報共有の一元化から、スタッフ間のコミュニケーションの活性化まで、導入メリットを最大限に引き出すためのポイントをご紹介します。

ドラッグストアの現状とあるべき姿

医療の高度化や複雑化、少子高齢社会の進展に伴い、薬局と薬剤師を取り巻く環境は大きく変化してきています。
また、ドラッグストアに併設される調剤薬局が増え、2024年に発表された日本チェーンドラッグストア協会の調査によると、ドラッグストアに併設された調剤薬局の売上が1兆4,025億円に達し、前年比で9.5%増加しているなど、ドラッグストアが提供する調剤サービスの需要も高まってきています。
参考：【JACDS】23年度Dgs調剤額は1.4兆円

さらに、平成25年に閣議決定された日本再興戦略では、「薬局を地域に密着した健康情報の拠点として、セルフメディケーションの推進に活用する」とされています。これにより、薬局は医療提供施設としての役割を超え、地域住民に対して健康に関する相談や情報提供を行い、一般用医薬品等の適正な使用に関する助言を行うことが期待されています。
参考：薬局の求められる機能とあるべき姿

このような環境では、膨大な患者情報、医薬品の在庫、各医療機関との連携情報を適切に管理することが非常に重要です。情報管理の不備があれば、医療の質の低下や患者対応の遅れに直結しかねません。そのため、ドラッグストアには効果的な情報管理システムが求められます。

そこで、グループウェアの導入が求められています。グループウェアは、薬剤師間や他の医療機関との情報共有を迅速かつ確実に行うためのツールであり、業務効率化や医療安全の向上を図る上で不可欠なものです。
特に、ドラッグストアでの処方箋受付が増加する中、情報を一元管理し、関係者全員がリアルタイムで必要な情報にアクセスできることが、医療サービスの質を維持・向上させる鍵となります。

情報の正確な管理と共有が、薬局が地域医療において信頼される存在となるための基盤であり、グループウェアの導入はその実現に不可欠な手段です。

ドラッグストアがグループウェアを導入するメリット

多店舗展開が一般的なドラッグストアでは、情報の一元化や業務の可視化が欠かせません。グループウェアは、情報の一元化や業務の可視化に最適なツールです。
ドラッグストアがグループウェアを導入することで得られるメリットは以下の通りです。

• 情報共有が一元化できる
• 業務の見える化ができる
• 社内コミュニケーションの活性化につながる
• サービス品質の向上につながる

ここでは、ドラッグストアがグループウェアを導入する具体的なメリットを詳しくご紹介します。

情報共有が一元化できる

ドラッグストアにおいて、情報共有の一元化は非常に重要です。ドラッグストアは多店舗展開をしていることも多いため、店舗で異なる情報を管理していると、情報の漏れや重複が発生しやすくなります。
グループウェアを導入することで、本部から店舗、さらには各店舗間で共有する情報を一元化することが可能になります。これにより、最新のDIや安全性情報などがリアルタイムで全店舗に共有され、ミスや情報漏れを防ぎます。また、スタッフがどの情報をどこで確認すればよいか迷うことがなくなり、業務効率も向上します。

業務の見える化ができる

グループウェアを導入すると、業務の進行状況や担当者のタスクが可視化され、ドラッグストア全体の業務の見える化が実現します。これにより、業務の滞りや作業の遅れを早期に発見し、迅速に対応することが可能になります。例えば、在庫管理や棚卸し業務の進捗が一目で把握できるため、欠品の防止や、適切な発注業務を行いやすくなります。

社内コミュニケーションの活性化につながる

ドラッグストアのように多くの店舗が存在する企業では、スタッフ同士や本部とのコミュニケーションが課題となっていることも多いでしょう。
グループウェアを導入することで、スタッフ同士のチャットや掲示板を通じて情報共有を迅速に行うことができ、リアルタイムでのやり取りが可能になります。これにより、疑問点やトラブルの即時解決が促進され、スタッフ間のコミュニケーションが活性化します。さらに、情報の透明性が高まることで、チーム全体の一体感も強化されます。

サービス品質の向上につながる

グループウェアを導入することで、業務の効率化や情報共有が進むだけでなく、顧客に対するサービス品質の向上も期待できます。例えば、在庫の状況や薬の情報をリアルタイムで共有することで、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになります。また、従業員同士の連携が強化されることで、店頭でのサービス提供に一貫性が生まれ、顧客満足度の向上にもつながります。

情報処理に係る時間を減らすことで、対人業務が充実し、地域医療を支える立場として競争力を高めることができるのです。

ドラッグストア向けグループウェアに求められる機能

ドラッグストアでの業務をスムーズに進めるためには、特定の機能を持つグループウェアが必要です。多くの店舗を持つドラッグストアでは、効率的に情報を管理し、スタッフ同士のコミュニケーションを円滑にすることが大切です。
ここでは、ドラッグストア向けのグループウェアに求められる主要な機能についてお伝えします。

ワークフロー

ワークフロー機能は、社内での手続きや承認をスムーズに進めるためのものです。ドラッグストアでは、日常的に発注や在庫の補充、申請手続きなど多くの業務が行われます。
ワークフロー機能がないと、フォーマットや書き方が店舗によってバラバラだったり、送信する日時やフォルダもバラバラになってしまい、本部での確認に多くの手間が掛かってしまいます。
ワークフロー機能を活用することで、各店舗の業務手順を統一し、効率的に進めることができます。手続きがシンプルになることで、時間を節約でき、業務のミスも減少するでしょう。

ファイル管理

ファイル管理機能では、マニュアルやキャンペーン資料、社内通知などを一箇所でまとめて管理できます。ドラッグストアでは、最新のキャンペーン情報や店舗運営に必要な文書をすぐに見つけられることが重要です。この機能を使えば、必要な資料にすばやくアクセスできるようになり、スタッフの効率がアップします。間違った情報が共有されるリスクも減るので、安心して業務に取り組めます。

スケジュール管理

スケジュール管理機能は、各店舗のスタッフのシフトや会議、研修などの予定を管理するのに欠かせない機能です。多くのドラッグストアではシフト制で働くスタッフが多いため、この機能を使うことで、各スタッフが自分のシフトをいつでも確認できるようになります。
また、キャンペーンやセール情報などもすぐに分かるようになり、セールに向けての販促の準備や配置換えなども余裕を持って進められるでしょう。

実施状況把握

実施状況把握機能は、各店舗での業務がどれだけ進んでいるかを確認できる機能です。特定の商品陳列の進捗状況や、プロモーションの実施状況をすぐに把握できるため、どの店舗がタスクを完了しているか、どの店舗が遅れているかをすぐに確認できます。一般的なグループウェアは実施状況の把握ができず、指示が送りっぱなしになってしまうこともあります。
本部で実施状況をすぐに確認できる機能があれば、迅速な対応が可能になり、業務全体の進行がスムーズになります。

コミュニティ機能

コミュニティ機能は、スタッフ同士が気軽にコミュニケーションを取れるようにする機能です。たくさんの店舗を持つドラッグストアでは、店舗間での情報交換や問題解決がスムーズに行えることが大切です。
この機能を使うことで、各店舗から集めたお客様の声を共有したり、他の店舗の成功事例を学んだりすることができるので、全体の業務の質が向上します。

ドラッグストア向けのグループウェア選定のポイント

ドラッグストアで効果的にグループウェアを活用するためには、適切な製品選びが欠かせません。店舗数や従業員の規模、業務内容に合ったツールを選ぶことで、業務効率化が期待できます。ここでは、ドラッグストア向けのグループウェアを選ぶ際の3つのポイントをご紹介します。

必要な機能がそろっているかどうか

まず、ドラッグストアの業務に必要な機能がしっかりと揃っているかを確認することが重要です。たとえば、上記で紹介したような、スケジュール管理やワークフロー、ファイル共有機能、実施状況の把握機能や、コミュニケーションを活性化するためのチャット機能などが一つのグループウェアで完結できると良いでしょう。
自社の課題やグループウェアの導入で目指したいゴールを事前に決めておくことで、必要な機能を洗い出すことができます。導入前には必ず導入後にどのような状態になっているのが理想なのかを確認しておきましょう。

企業の規模に合っているかどうか

自社の規模に合ったグループウェアを選ぶこともポイントの一つです。店舗数や従業員数が多い企業の場合、大規模なシステムが必要となることもありますが、中小規模の企業には簡単で使いやすいツールが適している場合もあります。
企業の規模に応じた柔軟なプランを提供しているかどうかや、今後店舗が増えていくことに対応できる拡張性があるかもチェックすることが大切です。機能が多すぎるツールは、かえって導入や運用の手間が増え、コストも高くなってしまいます。

導入コストと費用対効果

最後に、導入コストとその費用対効果を考慮することが大切です。初期費用や月額利用料だけでなく、導入後の運用コストも考えましょう。たとえば、システムのカスタマイズや従業員のトレーニング、メンテナンスにかかる費用も重要な要素です。費用対効果を見極めるためには、実際に導入した場合のコスト削減効果や業務効率化の効果をシミュレーションしてみると良いでしょう。また、ベンダーが提供するサポート内容やアフターサービスの充実度も、長期的な費用対効果を考える上で重要です。

これらのポイントを踏まえて、ドラッグストアの業務に最適なグループウェアを選定することが、スムーズな業務運営と効果的なコミュニケーションの鍵となります。

ドラッグストアでのグループウェア導入事例

ここでは、ドラッグストアでグループウェアを導入した実際の事例を確認していきましょう。
弊社ネクスウェイの「店舗matic」を活用した事例を紹介します。

株式会社千葉薬品様の事例

ドラッグストアやスーパー、アウトドア用品などを展開する株式会社千葉薬品様。
約120店舗展開しており、本部の2部署から各店舗に対して指示が出されています。これまでは売り場作成指示ツールを使って店舗側で撮影した店頭画像のやり取りをしていましたが、店舗側の写真を見ることしかできず、細かい指示などはグループウェア以外の方法で伝達するしかありませんでした。また、本部側からの指示が実行できているかを確認することもできませんでした。

そこで、「店舗matic」に店舗指示を一元化することに。使いやすさにもこだわり、これまでのシステムを踏襲した形で弊社ネクスウェイが機能を設定。運用方法や操作性を大きく変えることなく導入ができました。

店舗maticを使うことによって、本部は店舗への指示出しから写真の確認や、指示を見たかどうかも確認できるようになりました。店舗側でも自分の店舗に関係する指示だけが分類されて表示されるようになり、指示を見落とすことがなくなりました。また、他の店舗の店頭写真も参考にしてお店作りができるようになり、作業効率が格段にUPしたそうです。

詳しい事例は、以下のページでご確認いただけます。
コミュニケーション改善事例【株式会社千葉薬品様】

使いやすいグループウェアなら「店舗matic」

ドラッグストアの業務効率化を実現するには、使いやすいグループウェアの導入が欠かせません。弊社ネクスウェイが提供する「店舗matic」は、特に小売業界に特化した設計で、店舗スタッフの使いやすさを第一に考えた機能を備えています。

店舗maticでは、店舗のトップ画面を見るだけで、今日読むべき連絡ややるべき作業がすべて一目でわかるようにデザインされています。情報は自動で整理・分類されるため、店舗スタッフが迅速に内容を理解し、すぐに行動に移せます。

また、ツールを導入するだけでなく、現状の課題を一緒に整理し、改善ポイントを見える化します。導入後もカスタマーサクセスチームが一緒に伴走し、安心して使い続けていただけるようサポートしますので、安心してご利用ください。

「店舗matic」は、ドラッグストアの現場で求められるスピード感と使いやすさを両立したグループウェアです。業務の効率化を実現し、スタッフの負担を減らすお手伝いをいたしますので、ぜひご検討ください。

詳しくは、以下のリンクから資料DLが可能です。
本部店舗間コミュニケーションツール店舗matic

まとめ

ドラッグストアの業務効率化を進めるには、適切なグループウェアの導入が重要です。情報共有の一元化や業務の見える化、スタッフ同士のコミュニケーションの活性化など、グループウェアには多くのメリットがあります。

「店舗matic」は、ドラッグストアの現場で使いやすさを追求した機能を提供し、効率的な業務運営をサポートします。ドラッグストアでのグループウェア導入をお考えの際は、ぜひ「店舗matic」の導入事例や活用例をご確認ください。

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