店舗間での情報共有を円滑に進めるためのポイントとは？本部と店舗間の情報共有の方法も解説

店舗間で情報共有を進め、好調店舗のナレッジを共有したいと考え、どうすればいいか模索している小売企業が増えてきています。この記事では、スーパーマーケットなど多店舗展開している企業の本部勤務、経営企画、店舗運営、販売部の方に向けて、円滑な情報共有のために何をすべきか解説します。店舗間でのスムーズなコミュニケーションのために、ぜひ参考にしてください。

小売店における一般的な情報共有のパターン

ここでは、小売店における一般的な情報共有の流れを解説します。

本部からSV（スーパーバイザー）への情報共有

SV（スーパーバイザー）は、担当する店舗を定期的に訪問して運営をサポートする職種ですので、本部の方針を噛み砕いて説明し、担当店舗にとって役立つアドバイスを行うことがもとめられます。問題点があれば指摘し、よりよい結果を出すためにどうすればいいか店長に対して指導します。

店舗内での情報共有

本部から店長へ伝えられた情報は、さらに従業員へ伝達されます。店舗が情報を受信する方法は専用のシステム、メール、FAXなどさまざまです。店長が内容を理解したうえで、自社の店舗運営を向上させるために役立つ情報を従業員に伝えます。

一方で店長にすべての情報が集約されることで、店長の負担が大きくなり、従業員へ情報をきちんと伝えられない情報渋滞が起きているケースも見受けられます。その問題解決のために、本部からの指示が直接全スタッフに届くようにシステムとオペレーションを変更した企業も増えています。

店舗間での情報共有

チェーン展開している店舗では、他店舗と在庫をやり取りしたり互いの施策を共有したりするケースもあります。地域の話題については、本部を通さず直接個人的なやり取りがされている場合も多いです。店舗間の情報共有は、メール、チャット、電話、コミュニケーションツールなどで行われます。

本部と各店舗のやり取りが頻繁に行われていても、店舗間のつながりは希薄な企業もあります。

店舗における情報共有の課題

店舗運営では、多くのスタッフが関わるからこそ、日々の情報共有の精度が売り場づくりや業務効率に直結します。しかし現場では、連絡方法の違いや担当者ごとの認識のズレによって、必要な情報がうまく伝わらないケースも少なくありません。

その結果、作業の抜け漏れや確認作業の増加など、現場にさまざまな負担が生じてしまいます。

ここでは、店舗が抱えやすい情報共有の代表的な課題を整理して解説します。

情報の抜け漏れがある

店舗では日々多くの指示やタスクが発生するため、口頭・メモ・メールなど複数の方法で共有されると、必要な情報が担当者に届かないことがあります。特に担当者が不在の場合や引継ぎがうまくいかない場合、作業漏れや対応遅れにつながり、店舗全体の業務に影響が出てしまいます。

手段がバラバラで管理・確認がしづらい

本部・SV・店舗の間で使うツールや連絡手段が統一されていないと、どこに最新情報があるのか分かりにくく、確認に余計な時間がかかります。複数のツールに情報が分散している状態では、進捗管理やタスクの優先順位付けも難しくなり、現場の負担が大きくなってしまいます。

認識の差が生じる

指示の形式が統一されていないと、店舗側の受け取り方や理解の深さに差が生まれ、「どう実行すべきか」が人によって異なる状態になりがちです。同じ内容でも解釈がバラつけば、作業の質やスピードに差が出てしまい、本部の意図通りに業務が進まなくなるケースもあります。

店舗の実行力を上げる具体的な戦略については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

店舗間の情報共有を円滑にするコツ

ここでは、店舗間の情報共有を円滑にするにはどうすればいいか解説します。

本部が各店舗からの発信を共有する

本部が各店舗の発信を取りまとめ、似たような状況の店舗に対して情報を再発信するとよりスムーズに情報共有できるようになります。例えば、それぞれの店舗から出された疑問をまとめたり、成功事例や独自の取り組みを共有したりすれば、店舗同士の理解も深まりやすくなるでしょう。

本部も各店舗の実態に即した施策を打ち出しやすくなり、より効果的な指導ができるようになると考えられます。

店舗間で連絡ができる体制を作る

グループウェアやメッセージツールのグループを使用し、店舗間で自由に連絡が取れる体制を整えましょう。気軽に連絡が取れるとたわいないけれども重要なヒントとなる情報もスムーズに共有でき、各店舗もマネをすることで成果につながりやすくなります。

店舗の発信に本部がリアクションをする

店舗間でリアクションができる体制を整えたとしても、反応がないと投稿は少なくなりがちです。店舗の投稿の都度、本部のポジティブなコメントがあれば、投稿の動機付けにもつながりますし、業務への取り組み姿勢にもプラスの効果があります。

情報共有ツールを利用する

情報共有ツールとは、業務上必要な情報をインターネット上でまとめて管理できるツールのことです。コミュニケーションツールと呼ばれる場合もあります。複数のメンバーが同時に内容を確認したり編集したりできます。より簡単に情報共有できるため、情報を共有する際の心理的ハードルを下げることが可能です。

店舗間・本部店舗間の情報共有におすすめツール

店舗同士や店舗・本部間の情報共有には、さまざまなツールを活用できます。具体的に挙げると、以下のとおりです。

・社内SNS

・ビジネスチャット

・Web会議システム

・グループウェア

・プロジェクト管理システム

・ストレージサービス

・チェーン業界特化型のコミュニケーションツール　など

中でもネクスウェイが提供している「店舗matic」は、多店舗経営、チェーンストア業界に特化したコミュニケーションツールです。チェーンストアならではのコミュニケーション課題に特化した機能を備えています。

店舗maticの導入事例は、こちらからご覧いただけます。

情報共有ツールを活用するメリット

チェーンストア向けの情報共有ツールを使用すれば、さまざまな効果を得られます。ここでは、具体的にどのような効果があるのか解説します。

ナレッジやノウハウを継承・発展できる

ナレッジやノウハウは各店舗にとどまってしまっているのが現状です。しかし、組織のナレッジやノウハウを共有すれば、自社の強みを強化しつつ弱点の克服につなげられます。

また、情報共有ツールで多くのナレッジやノウハウを蓄積し、それらを分析したり体系化したりすれば、さらに新しいナレッジやノウハウを生み出すことも可能です。新しく生まれたナレッジやノウハウは、集合知と呼ばれます。

例えば、店舗スタッフが保有する顧客対応のナレッジと、開発部の技術面におけるナレッジを組み合わせれば、新しい商品やサービスの開発につなげられる可能性があります。

使いやすい情報共有ツールは、ナレッジやノウハウ共有を促進させ、企業全体の知識の底上げにつながります。企業の売上拡大のためにも欠かせないものになっています。

セキュリティが担保される

店舗間のやり取りやスーパーバイザー様から店舗への連絡は、手軽な個人LINEを利用しているというケースもあります。この場合、個人端末で業務の連絡を行うことによる情報漏洩等の心配があります。会社で公認のツールを導入し、会社のデバイスからしかアクセスできないように設定することで、セキュリティが担保されます。特に個人情報についての関心の高まりを勘案すると、セキュリティ面について十分な検討を重ねてツールを選択する必然性が高くなっていると言えます。

業務の属人化が防げる

共有ツールで情報共有していれば、担当者が休みであっても、店舗が異動になっても、ほかの従業員や後任のスタッフが対応しやすくなります。ひとつのツールにノウハウが蓄積されるため、そのツール内を調べれば不明点があってもすぐに確認可能です。業務の質の向上や、スムーズな顧客対応のためにも役立ちます。

本部からの指示をすぐに共有できる

情報共有ツールを導入することで、本部からの指示をリアルタイムで店舗スタッフに届けられます。メールや口頭での連絡と比べ、情報の抜け漏れや伝達遅れが起きにくく、スタッフ全員が同じタイミングで必要な情報にアクセスできるため、店舗運営の精度が向上します。

顧客満足度・店舗品質の向上につながる

必要な情報がいつでも確認できる環境が整うと、スタッフは本来注力すべき接客や売り場づくりに時間を使えるようになります。その結果、店舗品質が均一化され、対応のばらつきが減ることで顧客満足度の向上にもつながります。情報共有の精度が高まることは、店舗価値を高めるための重要な要素です。

ネクスウェイが提供するチェーンストア業界特化型のコミュニケーション「店舗matic」の資料はこちらからダウンロードいただけます！

情報共有ツール運用の際のポイント

情報共有ツールを選ぶときは、あらかじめ導入の目的を明確にしておきましょう。情報共有ツールにはたくさんの種類があり、目的によっても最適なツールは異なるからです。また、運用のルールを決め、社内にしっかり周知することが大切です。ルールを決めないままの運用では、ツール本来の良さを活かすことができず、ツールの見直しループを繰り返すようになります。ツールを使いこなし業務改革まで踏み込むためにはルールの徹底が重要です。

情報共有ツールの導入を迷っている方は、是非こちらの記事もご確認ください。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶときは、自社の目的が何かを整理したのち、要件に合うものを選びましょう。必要な機能が備わっているかはもちろん、操作のしやすさや料金も重要です。また、しっかりと使いこなすためには、導入時のサポートとその後のサポートが欠かせません。サポート体制の有無もしっかり確認しましょう。無料トライアルがあれば、実際に導入する前に使い勝手を試せます。

本部と各店舗の情報共有を行うなら、ネクスウェイの「店舗matic」や「売場ノート」がおすすめです。単に情報処理の効率化や指示徹底だけでなく、導入された目的を達成するためのご提案と運用をいたします。単なるツールの載せ替えにとどまらない、業務オペレーションの変革をサポートいたします。

まとめ

店舗同士や本部・店舗間の情報共有を円滑にするには、本部が中心となって体制づくりを進める必要があります。適した情報共有ツールを導入することで、より効率的な情報共有が可能になります。

株式会社ネクスウェイでは、チェーンストア企業様向けの情報通信サービスを提供しています。本部・店舗間のコミュニケーションを促進し、業務効率化につなげることが可能です。チェーンストア企業のオペレーション改革に10年以上貢献してきた実績がありますので、オペレーション見直しや業務効率化についてお悩みがございましたらお気軽にお問い合わせください。