情報の見える化が鍵。店舗への業務連絡、なぜメールでは駄目なのか？

こんにちは。『良いお店創りブログ』編集長の坂本です。
私たちがチェーンストアの本部店舗間の業務連絡における課題を各社に伺った結果、多くの企業本部が“共通の課題”を持っていることがわかりました。

今回は、本部店舗間の連絡手段のひとつであるメール連絡が抱える課題と、その解決策をご紹介したいと思います。

本部店舗間の連絡における課題

本部店舗間の業務連絡における課題は、以下のように集約されることがわかりました。

■本部における課題

・店舗にメール連絡をした案件について、店舗での進捗状況がわからない。
・本部は店舗にメールをした＝伝えた＝伝わったと認識するしかない。
・店舗からの報告を取りまとめるのに手間がかかる。

■店舗における課題

・本部から来る情報が非常に多い（無駄や重複も多い）。
・情報の整理は店長任せであることが多く、時間も手間もかかるし、やり忘れも発生する。

これらの課題は、実は、メール（いわゆるemailだけでなく、グループウェアの社内メールも同じ）という仕組みに依存する課題であることが多いようです。

仕組みが抱える課題

では“仕組みが抱える課題”とはどのようなものがあるでしょうか。具体的には以下のとおり挙げられます。

（１）本部
・ちゃんと店舗が閲覧したかどうか、というのは非常に重要ですが、メールでは “開封確認”までが限界です。仮に、開封確認したとしても、100店舗あれば100店舗から「開封しました」というメールが届くことになり、これでは管理が煩雑になります。

・開封確認と同じく、報告もメールで受け付けていると100店舗分の回答をメールで受け取ることになります。

この方法をとるある企業では、「報告の取りまとめのためだけに深夜残業になることもある」とこぼす担当者も実際にいます。

・提出／未提出まで管理する必要のある案件の場合はさらに、本部の手間の都合上、リマインドメールは全店舗一斉配信となります。結果、“回答済み店舗”にも出さざるを得なくなり、結果として無駄な情報を受け取る店舗も出てきます。

・隣の担当者や他部署がどんなメール連絡を店舗に出しているかは、非常に見えづらいもの。店舗が今どのくらいの量のメールを受けているかわからず、本部の各担当者も「自分が連絡したいとき」に連絡するため、店舗への情報は増加傾向になり、重複する〆切の業務指示が各部署から出ていることも多くなります。

ある企業では複数部署から月末報告を7つも依頼されている店舗があり、しかもその実態を本部が把握していない、ということすらありました。

（２）店舗
・上述したように本部から重複して情報がやってくるので、整理すべき情報が非常に多い。（自店に不要な情報にまで目を通す必要があり、業務効率化どころではない）。

・ITスキルが必ずしも高くない店長は、とにかくメールを探す、管理することに大きなストレスを抱えています。
ある店長の受信トレイを見たことがありますが、未読メールは100件以上、中には本部からの重要な伝達事項が未読メールに含まれている、といったケースもありました。

課題解決のための方法

メールは本来、1対1でのやりとりに向いています。1対大勢の場合は“ただ伝える”ためには簡単で効率的です。しかし、チェーンストアの業務連絡は“ただ伝える”だけでは不十分なことも多く、はっきり言って不向きだと言えます。

本部が店舗に“伝えたい”あまり、メールの量が膨大になり、結果として店舗も本部も確認や連絡の整理に追われ、疲弊していくのです。

私たちが提供する『店舗matic』では、上記のようにメールやグループウェアでは解決できない課題を、徹底的に解決できるような仕組みとして、機能も使い方もブラッシュアップされています。

まずは、「店舗matic」がどのような商品かご理解いただくため、こちらの情報もご覧ください。