【店舗インタビュー後編】積極的な店舗展開に欠かせない“強力な情報共有基盤”を採用

前回は、店舗展開を加速していく中で改めて認識した情報共有に関する課題について、本部の方に詳しくお伺いしました。その解決策として店舗maticをご利用いただき、店舗での負担を軽減させることができたとご評価いただいています。

今回は、実際に現場で店舗maticを利用している柏店の店長 山本様(以下、敬称略)に、店舗matic導入で現場がどう変わったのか、体感できている効果について詳しくお聞きしました。

普段店舗maticをどのようにお使いですか

【山本】本部から様々な指示が店舗maticを経由して店舗に届きますので、それを見て回答したり店舗スタッフに通達したりしています。本部と店舗の情報伝達及び情報共有ツールとして活用しています。

店舗matic導入以前はどんな状況だったのでしょうか。

【山本】本部からの指示や共有事項などはすべてメールにて行われていました。私がいる店舗にはパソコンに強いメンバーがいたこともあり、要件や目的別にきちんとフォルダを分けてメール仕分けを行っていました。ただ、店舗によってはすべて受信フォルダだけで管理しているというところもあります。例えばメーカーやお客様から来る情報もすべて同じフォルダに時系列に並べっぱなしという店舗もあるなど、リテラシの差は歴然としていたのが正直なところです。

そんな状況の中で困っていたことはありますか。

【山本】本部から様々な指示が届きますが、例えば店舗の状況を調べて返信するようなことはすぐに対応できます。しかし、営業対策などに対する回答は、しっかり考えてから返答しなければならず、多少時間がかかってしまうこともあります。特に何かを考える場合は、過去の情報を改めて確認する必要があるからです。具体的には、数ヶ月前にエリアマネージャから送られてきた売上数字の報告メールをみて、今後の営業対策を立てるといったことがありますが、このメールを探しだすだけでも大変です。同じフォルダ内でしか管理できていない店舗では、情報を探すだけで膨大な時間がかかっていたはずです。

店舗maticを導入してから変わりましたか。

【山本】情報を探すのがとても簡単になりました。私自身はよく検索機能を使うのですが、添付ファイルがあるものはパソコンのデスクトップや特定のフォルダにまとめて保管しておけますが、その添付資料の使い方や説明についてはメール本文に書いてあることがほとんどです。以前は検索機能を使いこなすのが大変でしたが、店舗maticはフォーマット化されており、送られてくる指示本文だけでなく添付ファイルの中身までキーワードで検索できます。情報に到達しやすくなっています。

実際に現場で操作するパソコンの時間は減っているのでしょうか。

【山本】柏店の場合は、毎朝メールの確認に20分あまりを割いて店長が確認し、店舗スタッフは休憩時間に確認するといった形で情報の共有を行っていました。でも、店舗maticなら毎日来ている新着情報を確認するだけなので、5分程度で確認作業が終わります。朝は店舗の掃除など開店準備に追われますし、商品知識の共有や接客に向けたロープレなども空いた時間で行う必要があります。パソコンに向かう時間が減ったことで、朝だけで考えてもバタバタしなくなりましたね。お客様に対応する時間がしっかり確保できるようになったことは現場レベルでも感じられるところです。

情報を発信する本部の視点とは異なる、情報の受け手となる現場ならではの課題についてお聞きしました。店舗maticに変わったことで、しっかりとその効果を実感されているようです。

後編では、店舗maticのさらなるメリットについて伺います。

【店舗インタビュー後編】積極的な店舗展開に欠かせない“強力な情報共有基盤”を採用

前編では、店舗maticが持つ検索機能についての評価についいて伺いました。後編では、スケジュール機能やアンケート機能など、店舗maticが持っている多彩な機能に関する評価ついて聞きました。

他に店舗maticを導入して現場が変わったことはありますか。

【山本】本部からの情報をスケジュールとリンクさせることが可能になった点は大きく変わりましたね。実際に作業を行う日程がスケジュールに記録されるため、現場としては逆算してその作業に合わせた事前調整がしやすくなり、スムーズな店舗運営が可能になっています。

【山本】例えば2週間に1、2回程度店舗ごとに商品の移動を行う作業があるのですが、前もって月間のスケジュールが出てくるため、そこにあわせてシフトを組みやすくなっています。以前はメールでしか通知が来ないため、シフトを組む場合は以前送られてきたメールを再度探して確認してからシフトを検討しなければなりませんでしたので。

スケジュール作成についても時間短縮に繋がっていますか。

【山本】事前準備がしやすくなったことで、現場作業の効率化に大きく貢献しています。その結果として、お客様への接客時間も増え、少なからず満足度にも繋がっているはずです。

【山本】スケジュールをメールで管理する場合に厄介なのが、本部やエリアマネージャから送られてくるメールの順番と作業を行うための期日にギャップがあり、それぞれメールを見直して優先順位をつけなければならないことです。後から届いたメールに書かれた作業が急ぎのケースも当然あります。店舗maticであれば、優先順位を現場でブレイクダウンせずとも、スケジュールに反映されるようになります。判断しなくて済むぶん、時間短縮に繋がっています。

便利に使っている機能は、他にありますか。

【山本】便利だと感じるのは、アンケートの機能です。以前はメールに添付されたExcelを開いて、みんなにヒアリングしたり調べたりして、そのあと個別に記入して送り返すことになります。店舗maticであれば、チェックボックスを付けるアンケート形式になっているため、閉店間際にスタッフを集めてその場で質問し、チェックするだけでアンケートに回答できます。以前と比べてシンプルに返信することができます。

【山本】また、指示の内容がフォーマット化されたことで、現場にわかりやすく指示が伝わってくるようになりました。いつまでに何をどんな形で返答すればいいのかが明確になり、問い合わせ直すことなくきちんと作業がこなせるようになったのは大きいですね。

【山本】他にも、メッセージに対してブックマーク機能を使うことで、情報確認を素早く行うことができるようになっています。店長など上の人間がまずは情報を確認し、店舗スタッフやアルバイトに共有すべきものだけにブックマークを付けておけば、最低でもそのブックマークのついた情報だけを確認してもらえば済みます。店舗の人数が多くなればなるほど便利になってくる機能です。

今後の課題として挙げられることはありますか。

【山本】比較的時間的な余裕のある店舗と多くのお客様が訪れる店舗では、店舗maticの浸透度合いが異なっているのが現実です。お客様への対応を優先するのが当然ですし、忙しい店舗はなかなか触る機会も少ないためにアルバイトまで含めて浸透していないケースもあります。だからこそ、現場の底上げをする意味でも、店舗maticの習熟度を高めていく努力が必要だと考えています。様々な機能や要望はありますが、まずはしっかりと使いこなしていくことを心掛けていきたいですね。

【山本】また、今は店舗から本部への要望などの情報発信はメール機能のイメージでしかありませんが、こういうことを行いたいのでいつまでにジャッジしてください、といったことが本部に対してフォーマット化して送れるような仕組みにできればありがたいです。また、現在Excelで作っているシフトが店舗maticに反映されるようになれば非常にうれしいです。

本部と店舗の強力な情報共有基盤として活用されている店舗matic。多店舗展開を行っている企業にこそ使っていただきたい様々なお役立ち機能が備わっています。今後もさらなる進化を続けていく店舗maticにご期待いただければと思います。