株式会社2りんかんイエローハット様
指示・報告の“属人化”を解消し、全店舗で作業実施率96％を実現

　株式会社２りんかんイエローハットは、全国に64店舗のオートバイ用品店を展開する二輪専門チェーン。ヘルメット・ウェア・パーツ・工具類といった用品販売に加え、国家資格整備士によるピットサービスを備えた「用品×整備」の一体型店舗が最大の特徴。安全性・季節性・車種多様性といった二輪特有のニーズに対応するため、本部が商品導入・価格変更・売場づくり・整備マニュアルまで一元管理し、店舗を強力に支える体制を整えている。また、セントラルマーチャンダイジングを軸に、64店舗にわたるオペレーションを高い水準で標準化することで、全国どの店舗でも同品質のサービス提供を実現している。

【導入の効果】

「店舗matic」を導入してから半年。2りんかんでは、本部・店舗双方の業務負荷が数字として明確に減少した。最も象徴的だったのは、“緊急”とされる指示が10分の1まで減少したことだ。

以前は本部の個人的な重要度によって緊急連絡が乱発され、店舗は優先順位を判断できず混乱が続いていた。しかし、「緊急＝お客様に迷惑がかかる場合のみ」という明確な基準を設け、全社的に統一したことで、緊急連絡の数は本来あるべき水準に収まった。笹川氏は「今月、緊急と言える案件は不良品の撤去で一度あった程度。乱発が無くなることで、本当に緊急な案件に、店舗もすぐ反応してくれるようになりました」と語る。

また「店舗matic」導入後は、店舗の作業実施率が画面で即時に確認できるようになり、実施状況の確認にかかっていた時間は、従来の時間から3割程度まで圧縮された。導入前は、運営部が1日の3分の1近くの時間を確認に費やしていた。しかも確認は電話中心で、「本来10秒で済む確認が、話し込んで10～20分になる」という状況が常態化していたという。

店舗の実施状況が画面で即時に確認できるようになったことで、不要な追いかけをする必要がなくなり「本当にやっていない店舗だけを追いかければよい」という適正な運用が可能になった。

さらに、ネクスウェイのカスタマーサクセスからの支援を受け、

• タイトルに【通知】【作業】【回答】【緊急】を付ける

• 発信時間を固定する

• ひな形の形式を統一する

をはじめとする“統一ルール”が整備されたことで、属人化されていた指示文化も全社的に整理されたという。

「正直、自分たちはバラバラに指示を出してきた側の人間でした。でも “タイトルを揃えるだけでも店舗は読みやすくなる”“発信時間を統一すると店舗のストレスが減る”と教えてもらい、目からうろこでした。見る側が迷わないようになり、明らかに店舗が動きやすくなったと思います」（笹川氏）

「店舗matic」は単なるタスク管理ツールではなく、本部の発信品質と店舗の運用品質を同時に底上げする基盤として機能し始めている。

【店舗の声】

「店舗matic」導入前、２りんかんではグループウェアのインフォメーション機能を使い、各部署がそれぞれ好きなタイミング・形式でお知らせを発信。メール・共有サーバー・Excel・スプレッドシートなど報告手段もバラバラで、同じ依頼でも出す担当者によってフォーマットが違うのが当たり前だった。

しかし「店舗matic」導入後は、負荷軽減・ルール化・運用統一が進んだ結果、店舗の作業実施率は96％を記録。導入前は、店舗運営部が何度も追いかけてようやく8割、スタート時点では5割実施していれば「まあまあ優秀」と言える状況だったが、現在は追いかけずに実施率8割を達成できる状態にまで改善されたという。2りんかん全体の運営およびサービスの品質が、着実に底上げされている。

笹川氏

さらに、本部への画像報告も大幅に効率化された。これまではスマートフォンで撮影した画像をPCに取り込み、圧縮、共有サーバーに保存するかメールに添付し、容量が足りなければ不要データを削除して送り直す手間が発生していた。笹川氏は「人によっては1件の報告に30分かかることもありました。指示を見るだけでもグループウェア起動に時間がかかるため、見るのも大変、返信するのも大変という状態でした」と振り返る。

　「店舗matic」により、これまで5〜6工程かかっていた画像報告作業が「スマートフォンで撮ってそのままアップする」だけで完了するようになり、1件あたりの工数は5分もかからないレベルにまで圧縮。数量報告も、以前は「グループウェア起動 → Excel入力 → 保存 → 添付 → 送信」と複数工程を踏む必要があったが、「店舗matic」では画面上で数量を入力して送信するだけで済んでいる。

【今後の展望】

今後はまず、店舗が混乱しがちな指示そのものを減らすことに重点を置くという。現在は部署間で「店舗matic」の活用度にばらつきがあり、グループウェア側に情報を上げ続けている部署もある。機密情報の扱いという課題を踏まえつつ「店舗maticで完結できるものを確実に移管する」ことが今後の改善ポイントとなる。

また、報告のしやすさが向上したことで一時的に増えた本部から店舗への“回答依頼”についても、本当に回答が必要かを見直し、不要な報告を減らす方向に舵を切る。店舗が「導入してよかった」「作業が確実に楽になった」と言える状態を目指し、発信側の質と量を整えることで、店舗の作業がスムーズになり、結果としてお客様に向き合う余白の時間を増やしていくことが今後の目標だと笹川氏は語る。