株式会社ヒマラヤ様
全店舗に「店舗matic」とスマホを導入
一括管理で業務時間30％の効率化＆紙80％削減を実現

選定の経緯

　コロナ禍を経て人件費が上がり、ヒマラヤでも店舗の人員一人ひとりの生産性の向上が急務だった。そして2023年、本格的にコミュニケーションツールの導入が検討された。「弊社は会社としてデジタル導入に前向きで、効率改善は大きな課題でした。本部のメンバーも協力的だったので、提案後はスピーディーに進める事ができました」と語るのは、同部署のチーフマネージャーの佐々木栄治氏だ。

効果

　「店舗matic」導入前は本部が共有フォルダにお知らせを保存し、出勤後に店長や社員が情報を探し出し確認、周知するというフローを取っていたが「導入により情報を選別する手間が削減されたことが大きなメリットだった」と中田氏は言う。

　本部はお知らせ機能で情報の配信店舗を選択でき、該当店舗以外に不必要な情報が届かなくなった。店舗のアンケートでは、「店舗matic」の導入で作業管理に費やす社員の業務時間が約30％削減されたとの回答結果が出ている。

　さらに、作業のフローも大幅に削減された。「紙での作業指示は、商品リスト・売価リスト・返品リストのみ。これは作業効率上、紙ベースで出力したほうがいいので残していますが、　それ以外の指示は店舗maticのお知らせで配信するようになり、約8割の紙削減ができました」（中田氏）
　
　スマートフォン端末を導入したことも功を奏した。出勤状況に応じた必要台数を割り当てているため、繁忙時以外はほぼ各自1台持っている状況だ。「当初はタブレットも考えていたのですが、お客様対応をしながら確認できるスマートフォン端末がベストでした。導入コストはかかりますがお客様に適切な対応が素早くできるため接客力が上がり、結果的に費用対効果が上がるという判断でした」（佐々木氏）

　スタッフそれぞれが出勤後にスマートフォン端末上でお知らせを確認するルールに変更し、各自で未読メッセージをすべて確認できるようになり、出勤状況の異なるスタッフにも必要なお知らせを周知することが可能になった。

　従来の引継ぎや報告業務は、社員間はメール、社員とアルバイトスタッフ間はノートで行われていたが、店舗の情報を誰でも発信・受信ができるスマートフォン端末に統一。「作業の残情報」「商品情報」など店舗全員が把握すべき事柄を全員がリアルタイムで共有できる。

　また、導入時には想定していなかったが、長年使っていた店舗でのGoogleの利用を終了した。多くの機能を「店舗matic」へ切り替えることができたという。大きく変わったのが、カレンダー機能と書庫だ。

　「毎週かなり膨大な企画やキャンペーンがあり、店長が毎回GoogleカレンダーやExcelで共有をしていました。それが『店舗matic』のカレンダー機能で管理できるようになり、各店でなく本部で管理が可能になりました」（中田氏）。
キャンペーンだけでなく定期作業のスケジュール管理もカレンダーを有効活用し、スムーズな店舗運営に役立てている。

　書類はGoogleポータルで管理していたが、検索機能がないため検索用のスプレッドシートを別ウィンドウで開いて検索していた。しかし導入後、書庫で管理することで検索機能を使うことができるように。スムーズに必要書類を探せるため負荷が減った。

　「業務効率化を進めていきますが、削減するだけでなく店舗営業力を強化していきたいです。　『店舗matic』でバックヤードの業務効率が改善され、社員だけでなくアルバイトまで巻き込んで店舗の管理運営ができる環境になった事で、接客力の向上に期待ができます。お客様に支持される事で　売上の拡大、利益の向上に繋げていきたいと考えています。」(佐々木氏）

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今後の展望

　多様な機能を有効活用するため、メールやFAXで行っている報告や申請をアプリで行うことが直近の目標だ。「今は報告や申請の内容を洗い出し、移行に適しているかどうかの検証を行っています。ツールが乱立すると現場は混乱してしまいますので」（中田氏）。

　また、「いずれ店長からアルバイトスタッフへの指示は自動化していきたい」とも考えている。工数のデータが貯まり次第、検証に入っていく予定だ。

　「トライアル時から困ったときには素早くサポートしてくれましたし、今でも不明点があれば本部でまとめてチャット機能で質問をしています。今後もサポートいただきながら、より有効的な活用方法を探していきたいと思います」（佐々木氏）