店長会議、一方通行になっていませんか？会議をより有効にするには？

こんにちは。「良いお店創りブログ」編集長の坂本です。
「店長会議」とは、チェーン展開されている企業において、本部と店舗を繋ぐ非常に重要な会議ですね。しかし、この店長会議、一方的に情報を伝達するだけの会議となってしまってはいないでしょうか？モチベーションアップを図ることばかりに時間を費やしてはいないでしょうか？

今回は、「店長会議のあり方と、有効な活用方法」について書きたいと思います。

月次の店長会議を有効活用するには？

まず、各社どのような店長会議を実施されているのでしょうか？いろいろなチェーン企業に聞いたところ、基本的には以下の２つの会議体を主に開催しているところがほとんどのようです。

１）月次開催する会議
２）四半期、半期、年次で開催される会議
それぞれの会議の目的と、その有効な活用法を整理してみたいと思います。

月次開催の店長会議の主な目的は、店舗が担うKPI（重要業績評価指数）のチェックです。その他には、具体的な販売施策、および戦略の実行方法の伝達を行います。
ある企業では、この会議で厚さが3ｃｍもある資料を配布され、それを延々と伝えるという内容でした。（質疑応答も多少はありましたが…）

店長はこの膨大な量の情報を持ち帰って、店舗の各担当者に落とし込まなくてはいけないのですが、会議をしっかり聞いていたとしても情報量が多すぎる結果、以下の様なことが起こりうるのです。

・伝達事項のヌケモレ発生
・誤った情報伝達の危険性
・伝えるべき項目を自身で取捨選択するための時間がかかる
・伝えるべき項目を自身で取捨選択することは難易度が高く、 大事な事項が伝えられない可能性が出る

せっかく店長の貴重な時間を会議に費やしたのに、これでは時間に見合う十分な効果が得られません。

このような会議をより有効に活用するためには、次のような２つの方法が有効です。

１．議事録やポイントを別途店舗に配信する
店長の持ち帰り資料だけではなく、会議の内容を別途共有（配信）することにより、情報のヌケモレや、誤って伝わることを防ぐことができます。場合によっては「動画」でマニュアル配布をして、情報伝達の確実性を高めているという企業もありました。

２．勉強会などの教育の場として活用する
ある企業では「数字のチェックばかりの会議は、振り返りだけで終わってしまい、未来の売り上げを作ることに繋がらない！」と、会議の内容を一新させました。それまで店長会議の議題であったKPIのチェック、具体的な販売施策、戦略の実行方法の伝達はSV／エリアマネージャーに移譲して、店長会議は「勉強会」という位置づけに刷新したそうです。メーカーの方を呼んで商品知識を高めたり、接客トークを磨いたりといった内容にしたところ、「実際に業績面にも効果が出はじめている」ということでした。

四半期、半期、年次単位の店長会議、有効活用するには？

さて、もう一方の会議体の方はどうでしょうか。この店長会議の目的は、KPIのチェックなどの定量的な位置づけではなく、全体方針の伝達や「鼓舞」といった定性的な位置づけにしている企業が多いようです。

ただし、会議の目的の大半が「鼓舞」にある場合には、一定の注意が必要だと聞きます。
というのも、「会議で店長のモチベーションを向上させ、さらにそれを長期維持させるための取り組みは難易度が高く、結果、それを実現させる本部側の準備・運営の手間やコストも大きいものとなってしまうから」だそうです。（もちろん「鼓舞」を有効に取り入れている企業もあるとは思いますが）

ある企業では、「有効な会議とはどういうものなのか、を試行錯誤してきた結果、以下のような３つの観点を大事にした上で、伝える内容や伝え方を工夫している」とおっしゃっていました。
１）会議で店長に伝えたい項目は何なのか？
２）店舗スタッフに浸透した結果、どのような活動に繋げてほしいのか？
３）最終的に店舗でどのような成果につながることを狙っているのか？

こういった正攻法の取り組みは、特別なノウハウを必要とせず、意識次第で取り組めることなので、参考にできる企業も多いのではないでしょうか？