ペーパーレスで業務負荷増！？店舗への業務連絡はなぜメールでは駄目なのか？【後編】

2015-04-14

こんにちは。『良いお店創りブログ』編集長の坂本です。

前回の記事では「本部店舗間の業務連絡は、なぜメールでは“伝わらない”のか」について訴求しました。
今回は「“コスト削減”を目的にした“メール化”」という観点でのメールという仕組みの抱える問題点についてお話します。

FAXでの業務連絡をメールに変えるとどうなるのか？

現在のビジネスシーンにおいて、主流のコミュニケーション手段がメールになった今でも、実は本部店舗間の業務連絡にFAX同報（FAXを多数の店舗へ一斉に配信する仕組み）を使っている、と言う企業は少なくありません。感覚で言うと全体の2～3割くらいのチェーン企業は、今でも“敢えて”FAX同報を利用しているのです。

一方で“IT化”・“ペーパーレス化”という名のもと“メール化”するチェーン企業もここ3年位で非常に増えています。

「ペーパーレス化、IT化で通信費や紙のコストが削減できた！」と喜ぶ企業が多いなか、実はそこに“落とし穴”があることも忘れてはならないでしょう。

FAXでの連絡をペーパーレスにしようとして、メールに切り替えるとどうなるのかについて一例をご紹介しましょう。

（１）FAXのメリット
・高い視認性で見落としがない。
・店舗内での情報の引き継ぎには有効（手書きで「やっといて」／「終わりました」ができる）。
・店舗から本部への報告も手書きで済むため、簡単でITスキルに依存しない。

（２）これがメールになることで……
・受信トレイにどんどん届く連絡は“見落とし”の原因になる。
・カレンダーやノートへの転記など、これまでにはなかった作業が発生する。
・送る側にとっても手軽なツールなので“できれば伝えたい”レベルの情報も送るようになり、情報量が増える。
・情報の整理や管理が店長に委ねられ、“得意・不得意”という属人的な差によって店舗オペレーションに差が生じてしまう。しかもそこにかかる時間や手間は総じて増加傾向にある。

こういった状況に、思い当たる節のあるチェーン企業も多いかと思います。
このような現状を踏まえ、私たちは、本部店舗間の情報伝達について以下のように考えます。

本部店舗間の連絡手段がIT化されるとコストアップになる？

下の図にもあるように、連絡手段をIT化、ペーパーレス化すると、一見してコスト削減ができたかのように感じます。
事実、紙代、FAXのインク代などというものは発生しないわけですから、コスト削減が実現したかのように思います。
しかし、IT化をすれば新たにツールやサーバーの費用が発生します。また上述したように、店舗内での人的コストは増加傾向にあるわけで、トータルで見ると、連絡手段のIT化やペーパーレス化はコスト増と見るのが正しいのではないかと思います。

理想的な連絡手段とは？

本部店舗間の理想的な連絡手段を概念で表すと、たとえば以下のようなことではないでしょうか。

・本部からの指示通達の周知徹底が全店舗にできており、販売戦略を効率的・効果的に水平展開することが可能である状態。

・全店舗の状況をリアルタイムに収集することができる状態。

・全店舗での情報整理・処理効率が明らかに向上し、店舗スタッフが接客・販売に集中できる状態。

たとえば上述のような状態をつくろうと思えば、１箇所を拠点としないチェーン企業においては、メールやFAXといった仕組みそのものが不向きであると、私たちは考えています。
私たちが提供する『店舗matic』では、上記の現状を効率的に実現化できるような仕組みを提供しています。結果としてIT・ペーパーレス化よりも、もっとコスト削減が可能になるツールであると好評をいただいている企業もたくさんあります。

『店舗matic』のご紹介はこちらより御覧ください。