【トップバリュコレクション様】
VMDの指示書作成の負荷軽減、店舗の作業効率も大きくアップ 全店のVMD統一で拡販したい商品の売上アップも見込めるように

トップバリュコレクションでは、週単位で新商品を発売している。そして店舗創りのプランについては、毎週月曜日、営業部や商品部などの各部署がミーティングを行い、火曜日午前中の役員も出席する全体会議で発表し、承認を受けた後、確定する。その後、本部のVMD担当者が店舗に足を運んでモデルとなる店舗を創り、完成後に写真を撮影して、帰社後に指示書をPCで作成し、各店舗にメールで配信する。従来はこの一連のプロセスに、多大な手間とコミュニケーションロスが発生していた。当時の状況について、本部でVMDを担当する営業部 販促・VMD担当の井上香奈美氏は、次のように説明する。

「実店舗に出向き、2～3時間をかけて売場を創って写真を撮り、会社に戻って写真をパソコンに取り込み、PowerPointを使って5～10ページの指示書を作成するのですが、この指示書作成に2～3時間もかかっていました。またメールでスムーズに送るために画像データを圧縮する必要があり、そうすると画像が粗くなって指示の内容が正確に伝わらず、店舗からの問い合わせも出てきます。コミュニケーションロスが起こり、それをフォローするためにもまた時間が取られるという状況が約3年も続いていました」。

また他の業務の関係で火曜日中に指示書の作成ができず、翌水曜午前の作業となり、店舗への送信は水曜午前もしくは午後になることもあった。来客がピークになる土日の販売に向けて、店舗では遅くとも金曜日には店舗創りを完成させなければならない。指示書が送られてくる時間は、店舗側の作業時間を大きく左右する要素だった。

「お店側では、指示書がいつ送られてくるのか分からない。各店舗に1台ずつPCがありますが、常にメールを確認できるわけではありませんし、指示書が来なければ店舗創りをすることもできません。効率的な店舗運営にも大きな支障をきたしていました」。