【オークワ様】
ライセンス切れを迎えるNotesを［G Suite＋店舗matic］にリプレイス、情報配信ルールも策定し、本部－店舗間のコミュニケーションを大幅改善

オークワでは2000年に社内の情報共有基盤としてNotesを導入、以来メールや掲示板、スケジュール管理などを利用してきた。しかし2015年にはサーバがリース切れを迎え、さらにはNotes自体もバージョンアップのタイミングとなった。当時の状況について、情報管理部 部長の大西氏は次のように説明する。

「従来形態のままで新しい環境に移行することを考えるなら、オンプレミス環境のサーバをリプレイスし、Notesのバージョンを上げて全てのライセンスを買い替えるというプロジェクトになり、そのためには莫大な投資が必要です。そこでNotesの機能をクラウドサービスで代替できないかと考えたのです」（大西氏）。

一方当時の店舗では、本部から送られてくる情報の経路が、各部署の担当者によってメール／掲示板／FAXなどまちまちで、また店長のメールボックスには毎日50件以上のメールが届くということが常態化していた。
「そこでNotesの全機能を単一サービスに置き換えるのではなく、本社－店舗間のコミュニケーションには専用ツールを活用することで効率化を図ろうと考えました」（大西氏）。

そうして同社が採用したのが［G Suite（旧Google Apps for Business）＋店舗matic］の組み合わせだった。G Suiteは主に本部でメール／スケジュール管理／情報共有のために利用するグループウェア、店舗maticは、本部－店舗間のコミュニケーションに特化した連絡ツールという棲み分けだ。