【本部インタビュー後編】積極的な店舗展開に欠かせない“強力な情報共有基盤”を採用
前編では、多店舗展開を続けていくことで見えてきた情報共有の課題について、営業部門と管理部門の立場からそれぞれお話をお聞かせいただきました。後編では、その課題に対する解決策としての店舗maticをどのように活用しているのかについて伺いました。
情報伝達を効果的に行うために、どういった方策を検討されたのですか。
【斉藤】情報共有の仕組みとしてグループウェアが役立つのではと考えていました。しかし、便利な半面機能過多な部分が多く、以前私が在籍していたシステム会社の人間でも使いこなすのが大変だった経験があります。ましてやアパレル業界にいるスタッフのITリテラシを考えると、厳しいのではないかと当初は考えていました。パソコンを使う仕事は店舗にとって“本来業務”ではありませんからね。
そこで店舗maticに出会ったわけですね
【斉藤】もともとグループウェアの1つとして店舗maticの存在を認識していましたが、4年ほど前にお話を伺った時はさほどグループウェアとの違いを認識していませんでした。しかし、いよいよ情報共有の基盤整備が急務になった段階で改めて検討してみると、多店舗展開している企業に特化した製品だということが分かったのです。余計な機能はついていないし、使い勝手もシンプルで分かりやすいと感じました。
御社に店舗maticがマッチしていると感じたのは？
【渡邊】本部側の視点になりますが、店舗数が増えてくると指示した内容についての状況把握がとても大変です。店舗maticであれば、未読なのかどうなのかがはっきり分かりますし、提出したかどうかなどの確認も容易です。ToDoがきちんとチェックできるのは大変ありがたい。
メールでの運用とは大きな違いですね。
【渡邊】本来指示メールには「見て欲しい」「やって欲しい」「返信して欲しい」といったいろんなアクションが含まれています。店舗maticを使ってそれぞれ個別に作業を分解して送り方をセットするだけで、指示に対するアクションの対応状況が詳細に分かるようになっています。以前と比べると、本部としてはひと手間かけなければなりませんが、店舗の負荷が減って作業しやすくなっているはずです。
【斉藤】また、店舗maticであればフォーマット化して情報を送ることができるため、訂正のための再送メールもなくなりました。画一的な情報が正しく伝わるフォーマット化の機能は大変重宝しています。
実際に数字として表れる効果はありましたか。
【斉藤】各店舗で1日30分あまり、年間で162時間の情報処理時間の削減に貢献し、結果として全店で年間263万円程度の工数を削減することができたのです。もちろん、時間削減ばかりではありません。店舗の負担を軽減するために導入した店舗maticのおかげで、接客のためのロープレなど必要な作業に時間を割けるようになったのです。
【渡邊】これは営業だけでなく、全社を上げて本来やるべき仕事に向かっていく時間が作れているのは大きな効果です。以前はメールの情報精度が悪く、確認の時間が別途必要になってしまい、結果として本部と店舗双方で余計な作業が発生していました。そんな時間が削れたことで、本来の業務に取り組む時間が確実に増えています。
他にもメリットを感じていることはありますか。
【渡邊】以前はメールで期日を指定したとしても、それがきちんと店舗のスケジュールに反映されているかどうかは分かりませんでした。店舗maticの場合なら、店舗にあるホワイトボードや手帳に直接書き込むイメージでスケジュール反映が可能になっています。以前は回収率を気にして期日ぎりぎりにメールを送っていましたが、今は先行して指示メールを送っても、きちんと店舗のスケジュールに反映されます。先の情報が分かるようになれば、その状況に応じた事前準備も可能になります。
店舗maticを導入したからこそできるようになったことはありますか。
【斉藤】例えばプレスが雑誌掲載した反響を確認するには、メールではなく直接店舗に電話をしてヒアリングしていましたが、店舗maticのアンケート機能を使えば、実際の反響をフォーマットに記載してもらい、アンケート結果として簡単に回答・集計することが可能です。また、店舗maticに備わっている分析機能を使って開封率などを確認すれば、店舗maticの習熟度を確認することができます。使いこなせていないと思われる店舗に直接指導できるなど、具体的な底上げの対策が実施できるようになっています。こういった使い方は以前のメールではできませんでした。
今回の導入に関してネクスウェイをどのように評価していますか。
【斉藤】導入を決める過程できちんとメール内容を分析していただいただけでなく、我々の業務内容をヒアリングして事前にフォーマットを作成していただいたことも。複数回行った説明会もしっかりバックアップしていただけました。要望についても機能で対応できる部分はすぐに教えていただけますし、できない場合は代替方法をアドバイスいただいたこともあります。対応力は高く評価しています。
【斉藤】店舗maticの導入費用については、メールでの運用に比べたら費用は当然かかります。しかし、たったコーヒー1日一杯分の料金でここまで有益な情報整理ができているという点で十分満足しています。
今後についてはいかがですか。
【渡邊】店舗同士でSNS的なやり取りができるような環境を整備していきたいと考えています。店舗レイアウトなど店舗で生まれた成功事例が手軽に共有できるよう、まずは若い社員に書き込むハードルを下げてもらって、店舗発信の情報が自然に増えていくような形に啓蒙活動していきたいと考えています。そのためには、PCではなかなか気軽に書き込むことはできません。今はスマートフォンやタブレットを使ってLINEのようなインフラで手軽にコミュニケーションする時代です。店舗内の情報共有も含めて、もっと手軽に活用できる環境が作り出せるよう店舗maticには期待しています。
最後に、店舗maticを一言で言うと
【渡邊】店舗に対する指示を出すだけでなく、スケジュールにしっかり書き込めることからすれば、作業ノートや手帳というイメージが一番しっくりきますね。
本部と店舗の情報共有に向けたインフラを整備したことで、店舗の業務負荷を大幅に軽減することに成功した株式会社デイトナ・インターナショナル。中期経営計画に掲げた売上100億円を目指しながら、ライフスタイルビジネスを軸に様々な展開を見せていく同社の動静にぜひご注目いただきたい。
会社概要
株式会社デイトナ・インターナショナル
住所：〒150-0001 東京都渋谷区神宮前3-21-8
代表：鹿島 研
設立：1990年4月
事業内容：セレクトショップ「フリークスストア」を展開しながらライフスタイルビジネスを追求。卸売事業や飲食事業なども手掛けている。
企業ホームページ：https://daytonajp.com/
